單位扣留員工檔案是否合理

單位扣留員工檔案不合理。根據(jù)勞動(dòng)合同法的規(guī)定，用人單位違反本法規(guī)定，扣押勞動(dòng)者居民身份證等證件的，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令限期退還勞動(dòng)者本人，并依照有關(guān)法律規(guī)定給予處罰。

用人單位違反本法規(guī)定，以擔(dān)保或者其他名義向勞動(dòng)者收取財(cái)物的，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令限期退還勞動(dòng)者本人，并以每人五百元以上二千元以下的標(biāo)準(zhǔn)處以罰款;給勞動(dòng)者造成損害的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

勞動(dòng)者依法解除或者終止勞動(dòng)合同，用人單位扣押勞動(dòng)者檔案或者其他物品的，依照前款規(guī)定處罰。

【案情】

周某大學(xué)畢業(yè)后，通過(guò)應(yīng)聘到了天津一家企業(yè)工作，并簽訂了十年的勞動(dòng)合同。在合同中對(duì)周某的崗位、工資、合同解除條件、違約金賠償?shù)染忻鞔_約定，并協(xié)助周某落戶天津，檔案轉(zhuǎn)到公司所在地。2013年，周某去北京學(xué)習(xí)期間受到其它公司老總賞識(shí)，并已高薪聘請(qǐng)。周某回天津后就向公司遞交了辭職報(bào)告后離開該公司。此后，雙方勞動(dòng)關(guān)系已實(shí)際解除，但未辦理有關(guān)周某檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，后周某要求該公司辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)不成，遂向勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁委員會(huì)申請(qǐng)仲裁。該仲裁委做出仲裁裁決，裁決該公司為周某辦妥人事檔案轉(zhuǎn)移工作等。該公司向法院起訴，要求支持該公司不予辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。該公司稱：周某在合同期內(nèi)辭職，未提前三十日以書面形式通知我公司，辭職后又不按合同約定交納違約金，故我公司不予辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。周某工資收入不低于本市最低工資標(biāo)準(zhǔn)，周某單方解除勞動(dòng)合同手續(xù)不合法，違反合同約定，應(yīng)支付違約金40000元。請(qǐng)求支持我公司不予辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。周某稱：該公司的訴訟請(qǐng)求違反勞動(dòng)法律、法規(guī)，周某的作為合法、合情、合理，要求駁回該公司的訴訟請(qǐng)求。該案最主要的爭(zhēng)議焦點(diǎn)是該公司是否能以勞動(dòng)者違約或欠違約金為由不為勞動(dòng)者辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。

【分歧】

本案在審理中，有以下二種不同的意見。

第一種意見認(rèn)為，該公司不為周某辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)違反法律規(guī)定，應(yīng)判決該公司無(wú)條件為周某辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。

第二種意見認(rèn)為，要具體查清周某在合同期內(nèi)辭職，是否提前三十日以書面形式通知了該公司，是否構(gòu)成違約解除勞動(dòng)合同，如果構(gòu)成違約是否已按合同約定交納違約金40000元等，由這幾方面來(lái)綜合判斷該公司是否應(yīng)立即辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。

【評(píng)析】

筆者認(rèn)同第一種觀點(diǎn)，該公司扣留員工檔案的做法是錯(cuò)誤的。

周某向該公司提交辭職報(bào)告后，于當(dāng)日下午離開該公司，雙方勞動(dòng)合同已實(shí)際解除。在雙方實(shí)際解除勞動(dòng)合同后，原用人單位不能隨意扣住員工檔案，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定及時(shí)轉(zhuǎn)遞。該公司應(yīng)按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》為周某辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。該公司以周某單方解除勞動(dòng)合同手續(xù)不合法及周某應(yīng)承擔(dān)違約金等為由要求支持其不予辦理周某檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的觀點(diǎn)無(wú)法律依據(jù)。該公司提出的與周某間的勞動(dòng)爭(zhēng)議，可通過(guò)勞動(dòng)爭(zhēng)議的一般解決途徑處理，而不能拒絕為周某辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。

《企業(yè)職工檔案管理工作的規(guī)定》第十八條規(guī)定，企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)(組織人事)部門。第十九條規(guī)定，轉(zhuǎn)遞檔案，可通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶;對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記，并密封包裝;對(duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出;接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回，逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)詢問(wèn)，以防丟失。《關(guān)于固定工簽訂勞動(dòng)合同有關(guān)問(wèn)題的函》也明確，用人單位與職工解除勞動(dòng)關(guān)系后，應(yīng)及時(shí)將職工檔案轉(zhuǎn)到職工新的接收單位;無(wú)接收單位的，應(yīng)轉(zhuǎn)到職工本人戶口所在地。

實(shí)踐中,用人單位在解除或終止與職工的勞動(dòng)關(guān)系后，以種種理由扣留職工檔案的現(xiàn)象較普遍。應(yīng)該說(shuō)，許多用人單位也有自身的苦衷，有的員工給用人單位造成損失而被辭退或者開除的，但員工本人不賠償損失，用人單位只好把檔案扣著;有的員工在離開時(shí)不退住房、不交納違約金;有的員工和單位簽訂了在職培訓(xùn)協(xié)議，但提前離職，卻不愿意向單位退培訓(xùn)費(fèi)等。有的單位想約束員工，就把檔案扣留著。只有員工繳納了違約金，單位才把檔案關(guān)系轉(zhuǎn)走。但根據(jù)我國(guó)法律規(guī)定，不管勞動(dòng)者以哪種方式離開用人單位，用人單位均應(yīng)及時(shí)將其個(gè)人檔案轉(zhuǎn)出，用人單位以雙方爭(zhēng)議未解決為由扣押個(gè)人檔案的做法是錯(cuò)誤的。用人單位通過(guò)扣留檔案的手段來(lái)制裁職工，這是一種違法行為，企業(yè)無(wú)權(quán)以任何理由扣留已離職的員工的檔案。