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合同資料管理制度是怎樣的

來源: 律霸小編整理 · 2025-05-07 · 178人看過

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合同資料對于企事業單位來說都是非常重要的文件，因此需要特別注意妥善保管。每個企業都會制定符合企業發展要求的合同資料管理制度，將合同資料的管理要求具體化，便于員工操作。那么合同資料管理制度是怎樣的呢?律霸為您解答。

一、基本原則

（一）合同檔案管理實行網絡管理體系，由公司合同管理組集中統一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。

（二）合同管理組負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。

（三）各業務分公司、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負責合同文檔管理。

二、制定要求

制定該制度的基本要求是要根據企業管理的實際情況，規定合同檔案的期限和管理程序，既要考慮到簡便實用，也要考慮到合理合法。由于合同檔案不同于其他的檔案，作為合同歸口管理部門的企業法律顧問室也應當自己保存一份合同資料。因此，可以在辦法中要求主辦單位復印一套材料交法律顧問室。

制作合同檔案的基本要求是如實記載合同簽訂、履行的真實情況，特別是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登記歸檔，便于查詢和利用。

三、管理方法

（一）合同文檔管理可以以年代結合項目性質進行分類編號。

（二）保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

（三）合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

（四）合同管理組應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

（五）各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經分公司、部門

主管領導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

（六）合同文檔的保存條件：防火，防潮。

（七）合同文檔必須專人負責管理。

綜上所述，合同資料管理制度分為幾部分內容，分別是基本原則、制定要求、管理方法。根據具體的要求，每個企業制定的合同資料管理制度也會有差異化。企業在不同的發展階段，也會將以前制定的合同資料管理制度不斷加以更新。更多相關知識您可以咨詢律霸河北律師！



財務合同管理制度的規定是怎樣的

合同審查管理制度的內容有哪些？

山東省合同監督管理辦法

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浙江靖霖律師事務所

簡介：

2017年畢業于浙江大學法律系碩士，執業以來一直辦理刑事案件。2018年1月至2019年7月在紹興市嵊州市執業，2019年7月開始在杭州市專業刑事所浙江靖霖律師事務所執業，2019年12月成為浙江靖霖律師事務所授薪合伙人，2020年3月被派駐到浙江靖霖（紹興）律師事務所擔任副主任一職，執業以來憑借深厚的法學功底，積累了豐富的人生閱歷和精湛的執業水準、良好的職業道德，在浙江各地具有廣泛、良好的社會資源，得到客戶的一致好評。其為人正直、誠實守信、認真負責，多年來將理論與實踐相結合，辦理了一大批在國內或省內具有重大影響的刑事案件，曾為多名重大刑事案件被告人成功做無罪辯護、死刑立即執行案件改判為死緩的成功案例。累計辦理了多起重大刑事案件。

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