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在企業(yè)的經(jīng)營與管理中，合同管理有著舉足輕重的地位，合同內(nèi)容疏漏甚至合同缺失將會使企業(yè)造成不可挽回的損失，從另一個方面講，合同也是保障企業(yè)利益的最有效法律武器，因此優(yōu)化合同管理流程也是企業(yè)不得不與時俱進(jìn)的重點(diǎn)。那么，應(yīng)該從哪些方面優(yōu)化合同管理流程呢?律霸小編為您提供如下參考：

(一)項(xiàng)目的審批

1、項(xiàng)目承辦部門按照上級或廠部確定的項(xiàng)目，提出擬采購的物資項(xiàng)目(包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、主要設(shè)備的內(nèi)部配置)或擬實(shí)施的工程項(xiàng)目(包括工程概括、技術(shù)方案與要求，安全方案、施工工期、施工機(jī)械與設(shè)備等)以及擬邀請談判的供應(yīng)商、承包商名單。

2、主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批。

3、紀(jì)監(jiān)、審計部門對合同項(xiàng)目申請的真實(shí)性、擬邀請對方當(dāng)事人名單進(jìn)行監(jiān)督。

(二)資質(zhì)審查

1、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)調(diào)查、了解對方當(dāng)事人主體資格、資信和履約能力等情況。

2、項(xiàng)目承辦人在邀請對方當(dāng)事人參加合同談判時，應(yīng)同時通知對方帶齊各種符合規(guī)定要求的資質(zhì)審查材料。

3、法律事務(wù)室對對方當(dāng)事人符合規(guī)定要求的資質(zhì)審查材料進(jìn)行合同資格審查并出具意見。

4、紀(jì)監(jiān)、審計部門對對方當(dāng)事人主體資格、資信和履約能力等情況的真實(shí)性、合法性進(jìn)行監(jiān)督。

(三)準(zhǔn)備會議

1、合同談判前應(yīng)召開準(zhǔn)備會議，確定談判方案及主談人員，統(tǒng)一談判意見。

2、準(zhǔn)備會議由承辦部門召集、主持，其他參與談判的人員參加。

3、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，并經(jīng)全體參會人確認(rèn)。

4、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)起草合同草案，法律事務(wù)室可以予以協(xié)助。

5、紀(jì)監(jiān)、審計部門應(yīng)當(dāng)宣布談判紀(jì)律，對保守我廠商業(yè)秘密情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

(四)合同談判與審查會簽

1、項(xiàng)目承辦部門負(fù)責(zé)組織各合同管理、監(jiān)督部門及其他相關(guān)技術(shù)部門的人員參與談判。

2、項(xiàng)目承辦人對談判中臨時遇到的重大問題應(yīng)及時進(jìn)行協(xié)調(diào)，并向本部門負(fù)責(zé)人匯報，必要時向廠部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示。

3、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)合同文本審查會簽的流轉(zhuǎn)。

4、紀(jì)監(jiān)、審計部門對談判過程及談判程序的規(guī)范性進(jìn)行監(jiān)督。

(五)合同簽訂、蓋章與歸檔

1、項(xiàng)目承辦人將審查會簽后的合同送法定代表人或授權(quán)代理人簽署。

2、合同專用章管理人員對簽署合同用印的程序核對無誤后，加蓋合同專用章，至此合同正式訂立。

3、合同簽訂后，項(xiàng)目承辦人應(yīng)當(dāng)及時將完整的合同擋案移交法律事務(wù)室歸檔。

4、紀(jì)監(jiān)、審計部門對合同及簽訂合同過程的合法性進(jìn)行監(jiān)督。

(六)項(xiàng)目實(shí)施及結(jié)算

1、項(xiàng)目竣工后，由承辦部門組織有關(guān)部門驗(yàn)收并出具竣工驗(yàn)收單。

2、對方當(dāng)事人據(jù)此可領(lǐng)取《合同結(jié)算表》，進(jìn)行結(jié)算。

3、財務(wù)科依據(jù)結(jié)算表，辦理付款事宜。

4、合同履行完畢或權(quán)利義務(wù)終止后，項(xiàng)目承辦人應(yīng)及時通知法律事務(wù)室，法律事務(wù)室應(yīng)及時向檔案管理部門移交合同擋案。

5、紀(jì)監(jiān)、審計部門對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

企業(yè)優(yōu)化合同管理流程需要從合同管理流程的每一個環(huán)節(jié)著手，具體到從項(xiàng)目開始到合同簽訂保存的每一個節(jié)點(diǎn)，每個部門與當(dāng)事人需要作好記錄。企業(yè)只有建立規(guī)范的合同管理程度，優(yōu)化合同管理流程，才能便于查找員工信息、搜素合同內(nèi)容，從而提高各部門工作效率和工作質(zhì)量。想了解更多相關(guān)知識您可以咨詢律霸湛江律師。

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