首先,應當建立完善的企業合同檔案
對于企業對外簽署的每一份合同,都應當做好完整妥當的備案,并且錄入企業數據庫,以備將來對于合同的監管和查檔。缺乏合同的整理備案,往往使得企業在遇到欠款糾紛時,一時間找不到與之對應的合同,陷入被動之中。在想到解決糾紛的前提下,首先對于我們掌握的證據和材料,應當做到能夠在短時間內找到和查詢到。
其次,應對企業客戶做好分類。
企業在進行貿易往來中,往往會遇到各種各樣的客戶,這些客戶可能來自于同一行業,但更多的可能是來自于不同的行業。而對這些不同行業的客戶進行分類和整理,就是我們最重要的工作之一。因為對于企業來講,長期客戶往往因為相互信任,償債的比例往往較大,即使一時欠款,但是從長遠來看,還款的概率也遠超那些短期合作的客戶。對于長期客戶的欠款行為,我們更應通過合同制約和協商解決,以避免破壞雙方良好的合作氛圍。而對于短期合作的客戶,我們更應當加倍注意,在合同制定上應當比長期客戶更加嚴格,而解決糾紛也應當協商和訴訟并重。
再次,對于欠款應當及時向對方出具《對賬函》。
對賬函的作用是確定雙方的欠款數額、欠款時間和還款日期,對于確認債權人和債務人的債權債務關系具有決定性的意義。而且,如果對方簽署了對賬函,等于承認了債權,能夠起到訴訟時效中斷,甚至重新確立訴訟時效的作用。在長期欠款的案件中,往往債務人的還款意愿很低,導致債務經年還不上,而我國民法通則規定的一般訴訟時效期限是2年,所以,對于一個企業來講,往往是訴訟時效過去,債務人還沒還款,這樣對于企業來講,訴訟風險就會很大。
最后,不要害怕訴訟解決糾紛。
訴訟雖然是解決債務問題的最終方案,但很可能是最有效的方案。如果企業掌握充分的證據,那么勝訴的幾率還是非常大的,因此企業不應當懼怕訴訟風險,而應當積極準備應訴,在面臨風險的時候,做到防控風險,會同律師和法務,將訴訟面臨的風險降低到最低的級別。這樣做一方面使得勝訴的幾率變大,另一方面會使企業發現以前沒有注意的企業管理方面的問題。
總之,一個企業在經營之中,并不害怕合同欠款,而應當妥善處理合同欠款問題。在平時對合同的管理中,和遇到合同糾紛的處理上,都要按照規范的流程控制和有效的風險管理機制,使得合同欠款問題在規范運作下得到妥善解決。
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