請購單：是由倉庫或有關部門填寫，送交采購部門，申請購買商品、勞務或其他資產的書面憑證。請購單一般應包括，生產通知單編號、所需要的材料和零件的型號、數量、庫存數量、請購數量等。請購單應由有關授權人員簽字確認。

采購合同：是由采購部門填寫，向另一企業購買訂購單上所指定商品、勞務或其他資產的書面憑證。采購合同應主要規定所需商品的品名、規格、數量、質量、價格、供貨日期、結算方式、商品的包裝與運輸辦法、質量檢驗手續、違約責任以及糾紛解決方式等。采購合同應預先編號并經過被授權的采購人員簽名。其正聯應送交供應商，副聯則送至企業內部的驗收部門、會計部門和編制請購單的部門。

驗收單：是收到商品進行驗收和檢驗所編制的憑證。驗收單應列示從供應商處收到的商品的品名、說明、數量、到貨時間、外觀狀況、質量狀況等，并應簽署驗收意見。貨品送交倉庫或其他請購部門時，應由這些部門在驗收單的副聯上簽收，驗收單的一聯還應送交會計部門。

退貨單：采購過程中，如發現所收的材料與合同、發貨單明顯不符時，應辦理手續，予以退回。退回時應填制退貨單。退貨單一般應填列的內容包括：原合同號數、原發票號數、退貨原因、退貨商品的名稱、發票數量、退貨數量、退貨金額等。退貨單應由授權人員的簽字確認。

賣方發票：是供應商開具的，交給買方以載明發運的貨物或提供的勞務、應付款金額和付款條件等事項的憑證。

付款憑單：是采購方企業的應付憑單部門編制的，記錄已收到商品、資產或接受勞務的廠商、應付款金額和付款日期的憑證。是企業內部記錄和支付負債的授權證明文件。

賣方對賬單：是由供貨方按月編制的，標明期初余額、本期購買、本期支付給賣方的款項和期末余額的憑證。賣方對賬單是供貨方對有關業務的陳述，如果不考慮買賣雙方在收發貨物上可能存在的時間差異等因素，其期末余額通常應與采購方相應的應付賬款期末余額一致。

賬務處理：

(1)存貨按實際成本計價的核算，發票已到貨已收業務處理：

借：原材料等

應交稅費——應交增值稅(進項稅額)

貸：銀行存款(或應付賬款等)

(2)存貨按實際成本計價的核算，發票已到貨未收業務處理：

收到發票付款時

借：在途物資

應交稅費——應交增值稅(進項稅額)

貸：銀行存款等

貨到入庫時

借：原材料等

貸：在途物資

(3)存貨按實際成本計價的核算，貨到發票未到業務處理：

貨到驗收入庫時，暫不做賬務處理，月末單仍未到時，估價入賬。

借：原材料等

貸：應付賬款——暫估料款

下月初，用紅字沖銷上筆處理

借：原材料等(紅字)

貸：應付賬款——暫估料款(紅字)

待收到發票時，按正常處理方式處理。

(4)存貨按實際成本計價的核算，采購退貨業務。

①退貨同時收回貨款

借：銀行存款

應交稅費——應交增值稅(進項稅額)(紅字)

貸：原材料

②退貨但貨款尚未收回

借：其他應收款

應交稅費——應交增值稅(進項稅額)(紅字)

貸：原材料

收回貨款時

借：銀行存款

貸：其他應收款

③退貨，但貨款尚未支付

借：應付賬款

應交稅費——應交增值稅(進項稅額)(紅字)

貸：原材料。

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