院屬各單位、院機(jī)關(guān)各部門(mén)：

　　現(xiàn)將《中國(guó)科學(xué)院公文處理辦法》印發(fā)給你們。本辦法自2001年2月1日起施行。1995年5月9日中國(guó)科學(xué)院印發(fā)，1995年6月1日施行的《中國(guó)科學(xué)院公文處理辦法》同時(shí)廢止。

　　中國(guó)科學(xué)院
二○○○年十二月二十五日

　　中國(guó)科學(xué)院公文處理辦法

　　第一章　總則

　　第－條　為做好公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國(guó)務(wù)院《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，結(jié)合院實(shí)際情況，制定本辦法。

　　第二條　中國(guó)科學(xué)院公文是我院在管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

　　第三條　公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

　　第四條　公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

　　第五條　公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)以及中國(guó)科學(xué)院有關(guān)保密規(guī)定，確保國(guó)家和中國(guó)科學(xué)院秘密的安全。

　　第六條　中國(guó)科學(xué)院、院機(jī)關(guān)各部門(mén)、院屬各單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本單位、本部門(mén)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

　　第七條　中國(guó)科學(xué)院辦公廳是中國(guó)科學(xué)院公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管院機(jī)關(guān)并負(fù)責(zé)指導(dǎo)院機(jī)關(guān)各部門(mén)、院屬各單位的公文處理工作。

　　第八條　中國(guó)科學(xué)院院屬各單位、院機(jī)關(guān)各部門(mén)應(yīng)當(dāng)配備專職人員或指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。

　　第二章　公文種類(lèi)

　　第九條　中國(guó)科學(xué)院的公文種類(lèi)主要有∶

　?。ㄒ唬Q定

　　適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)（單位）不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

　?。ǘ┩ㄖ?/p>

　　適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)（單位）辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用人員。

　　（三）通報(bào)

　　適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

　　（四）報(bào)告

　　適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)主管部門(mén)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)主管部門(mén)的詢問(wèn)。

　　（五）請(qǐng)示

　　適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

　?。┡鷱?fù)

　　適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)（單位）的請(qǐng)示事項(xiàng)。

　?。ㄆ撸┮庖?jiàn)

　　適用于對(duì)量要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

　?。ò耍┖?/p>

　　適用于不相隸屬機(jī)關(guān)（單位）之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

　?。ň牛?huì)議紀(jì)要

　　適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

　　第三章　公文格式

　　第十條　公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)（單位）標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)（單位）、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)（單位）、印發(fā)機(jī)關(guān)（單位）和印發(fā)日期等部分組成。

　?。ㄒ唬┥婕皣?guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。

　　（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”

　　（三）發(fā)文機(jī)關(guān)（單位）標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)（單位）全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)（單位）排列在前。

　?。ㄋ模┌l(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)（單位）代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)（單位）發(fā)文字號(hào)。

　　（五）上行文（“請(qǐng)示”或“報(bào)告”）應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

　　（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)（單位）。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

　　（七）主送機(jī)關(guān)（單位）指公文的主要受理機(jī)關(guān)（單位），應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

　?。ò耍┕娜缬懈郊瑧?yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

　?。ň牛┕某皶?huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)（單位）加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)（單位）都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

　　（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)（單位）負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

　?。ㄊ唬┕娜缬懈阶ⅲㄐ枰f(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。

　　（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

　?。ㄊ┏蜋C(jī)關(guān)（單位）指除主送機(jī)關(guān)（單位）外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)（單位），應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

　?。ㄊ模┪淖謴淖笾劣覚M寫(xiě)、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書(shū)寫(xiě)、排版）。

　　第十－條　公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　第＋二條　公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。

　　第四章　行文規(guī)則

　　第十三條　凡屬行政事項(xiàng)，以行政名義行文；凡屬黨務(wù)事項(xiàng)，以黨組織的名義行文。行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

　　第十四條　行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，－般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

　　第十五條　向黨中央、國(guó)務(wù)院請(qǐng)示和報(bào)告工作，同黨中央和國(guó)務(wù)院各部門(mén)、各省（市、自治區(qū)）黨委和政府聯(lián)系工作，應(yīng)當(dāng)以院黨組或院名義行文；院機(jī)關(guān)各部門(mén)除辦公廳外不得對(duì)外正式行文，但可以函的形式同國(guó)務(wù)院各部門(mén)、各?。ㄊ?、自治區(qū)）黨委和政府的有關(guān)部門(mén)及單位商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求審批事項(xiàng)；院機(jī)關(guān)各部門(mén)也可以廳局文件形式向院屬各單位行文，但有關(guān)政策性、規(guī)范性及其他重大事項(xiàng)，不得以廳局文件形式行文；院屬各單位可以向院或院機(jī)關(guān)各部門(mén)行文，也可以互相行文，并可以按所在地方政府、黨委的公文處理規(guī)定與其相關(guān)部門(mén)行文聯(lián)系工作。

　　第十六條　院黨組與同級(jí)的黨組織可以聯(lián)合行文，院與國(guó)務(wù)院各部門(mén)可以聯(lián)合行文，院與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位可以聯(lián)合行文，院機(jī)關(guān)各部門(mén)可以聯(lián)合行文；院屬各單位可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)（單位）。

　　第十七條　屬于主管部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門(mén)處理。

　　第十八條　部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，院將責(zé)令糾正或撤銷(xiāo)。

　　第十九條　“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)（單位）的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)（單位）?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　第二十條　“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)逐級(jí)上報(bào)，不得越級(jí)。京外設(shè)有分院地區(qū)的各單位向院行文請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送分院。

　　第二十一條　除院領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，院屬各單位不得以單位名義向院領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。

　　第二十二條　受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　第五章　發(fā)文辦理

　　第二十三條　發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

　　第二十四條　草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

　?。ㄒ唬┓蠂?guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。

　　（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

　　（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)（單位）的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)（單位）的行文關(guān)系確定。

　?。ㄋ模M制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

　?。ㄎ澹┤嗣?、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。

　　（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“l(fā).”，第四層為“（1）”。

　?。ㄆ撸?yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

　?。ò耍┪膬?nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

　　（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　第二十五條　擬制公文，對(duì)涉及其他部門(mén)或單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)或單位協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)可以列出各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

　　第二＋六條　公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否受當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。凡以院名義下發(fā)的政策、規(guī)章性公文，經(jīng)院政策局審閱會(huì)簽后再送辦公廳審核。

　　第二十七條　以本機(jī)關(guān)（單位）名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)（單位）名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

　　第二十八條　公文正式印制前，辦文部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

　　經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

　　第六章　收文辦理

　　第二十九條　收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第三十條　收到部門(mén)（單位）上報(bào)的需要辦理的公文，辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)（部門(mén)）辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門(mén)（單位）職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

　　第三十一條　經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理，需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)單位或部門(mén)并說(shuō)明理由。

　　第三＋二條　承辦部門(mén)（單位）收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。一般公文應(yīng)在收到公文后兩周內(nèi)處理完畢。對(duì)不屬于本部門(mén)（單位）職權(quán)范圍或者不宜由本部門(mén)（單位）辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的部門(mén)（單位），并說(shuō)明理由。

　　第三十三條　收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由辦公廳（室）提出擬辦意見(jiàn)，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。

　　第三十四條　公文辦理中遇有涉及其他部門(mén)（單位）職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)（單位）應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)或單位協(xié)商；如有分歧，主辦部門(mén)（單位）主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)商，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

　　第三十五條　審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。

　　第三十六條　送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，辦公廳（室）要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦、－般公文定期催辦。

　　第七章　公文歸檔

　　第三十七條　公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和院有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。

　　個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

　　第三十八條　歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)（單位）的主要工作情況，便于保管和利用。

　　第三十九條　聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)（單位）整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)（單位）保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

　　第四十條　本機(jī)關(guān)（單位）負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)或單位職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過(guò)程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)（單位）整理（立卷）、歸檔。

　　第四十一條　歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門(mén)移交。

　　第四十二條　擬制、修改和簽批公文，書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　第八章　公文管理

　　第四十三條　公文由文秘部門(mén)或?qū)Ｈ私y(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷(xiāo)毀。

　　第四十四條　各部門(mén)（單位）應(yīng)當(dāng)建立健全本部門(mén)（單位）公文處理的有關(guān)制度。

　　第四十五條　國(guó)務(wù)院的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)本機(jī)關(guān)（單位）負(fù)責(zé)人或辦公廳主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門(mén)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

　　第四十六條　公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。

　　第四十七條　公文被撤銷(xiāo)，視作自始不產(chǎn)生效力，公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

　　第四十八條　銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。其中，銷(xiāo)毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

　　第四十九條　機(jī)關(guān)或單位合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)（單位）撤銷(xiāo)時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門(mén)。

　　工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

　　第五十條　密碼電報(bào)的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第九章　附則

　　第五十一條　各單位、各部門(mén)對(duì)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。

　　第五十二條　本辦法自2001年2月1日起施行。1995年5月9日中國(guó)科學(xué)院印發(fā)，1995年6月1日施行的《中國(guó)科學(xué)院公文處理辦法》同時(shí)廢止。

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