律師事務所案卷檔案管理暫行辦法

　　
　　
　　第一條　為規范本所合伙人、執業律師和其他從事律師工作的人員（以下合稱“律師”）以及行政主管和秘書（以下合稱“行政人員”）使用和管理案卷檔案，特制定本辦法。
　　
　　第二條　案卷檔案是本所的集體資產，除非經合伙人會議特別批準，律師和行政人員均必須依照本辦法的規定使用和管理案卷檔案。
　　
　　
　　第三條　律師以本所名義承接的所有業務，無論收費與否，均必須依照本章的規定辦理立案和開卷手續。
　　
　　第四條　律師（合伙人除外）立案必須事先經過主管其業務的合伙人同意，并依照本章的規定辦理立案和開卷手續。
　　
　　第五條　合伙人可以自行決定其自己承辦的業務的立案事宜，但必須依照本章的規定辦理立案和開卷手續，并同時通知其他合伙人。
　　
　　第六條　經辦律師應依照下列程序辦理立案手續：
　　（一）填寫《立案申請書》（樣本見附件一）；
　　（二）交主管其業務的合伙人的審批；
　　（三）經批準后，將《立案申請書》交秘書開卷。
　　
　　第七條　秘書應依照下列程序辦理開卷手續：
　　（一）根據《立案申請書》的內容，在《開卷登記冊》上逐項進行登記，其中立案號（卷號）必須寫明總序號，年份，經辦律師和主管秘書姓名的漢語拼音縮寫，如ａ７０１／９５／ｈｘｊ／ｚｎ／ｙｌ；
　　（二）依據以下程序制作卷宗：
　　１．將空白不干膠小紙條粘貼在卷宗封底凸出處，然后在小紙條上用正楷譽寫卷號和案件名稱；卷號和案件名稱必須與《開卷登記冊》中所登記的完全一致；
　　２．將《立案申請書》和空白的《卷內文件清單目錄》（樣本見附件二）以及《卷內工作時間記錄單》用文件夾裝訂的卷宗內，然后用透明膠帶在卷宗封底將文件夾粘貼固定；
　　（三）依照經辦律師的要求，將卷宗放入其指定的文件柜，并制作相應的卷宗提示牌，提示牌上的卷號和案件名稱必須與《開卷登記冊》中所登記的完全一致。
　　
　　第八條　秘書應于立案當日將《立案申請書》復印一份交給會計。
　　
　　
　　第九條　經辦律師每收到或發出一份文件，都必須在《卷內文件清單目錄》上作詳細記載，但應該將文件的內容告之秘書。
　　
　　第十條　經辦律師發出的每一份文件（傳真件除外）均必須復印一份存在卷內。
　　
　　第十一條　秘書應于每周一對自己所管理的所有案卷內的《卷內文件清單目錄》進行例行的檢查和核對，如發現卷內文件與《卷內文件清單目錄》上的記載有出入，必須立即通知經辦律師。
　　
　　
　　第十二條　經辦律師在完成客戶委托的業務后應盡快辦理結案手續。經辦律師應認真填寫《結案申請書》，然后將《結案申請書》交給秘書。
　　
　　第十三條　秘書在收到《結案申請書》后應按以下要求將有關卷宗歸檔：
　　（一）核對《卷內文件清單目錄》上記載的文件與該案卷內的文件是否一致，如發現有不一致之處（包括文件份數不對或頁數不對）應對即與經辦律師澄清；如經證實有文件丟失情況，應在《結案申請書》中“歸檔情況”一欄中作出說明；
　　（二）核對《卷內工作時間記錄單》記載的小時總數與自己電腦中記載的小時總數是否一致，如不一致，應立即與經辦律師澄清；
　　（三）將卷內文件按照收到或發出文件的時間順序重新排列，并將《卷內文件目錄清單》放在首項，裝訂好并放入卷宗盒內。
　　
　　第十四條　秘書在完成歸檔工作后應在《結案申請書》上簽字，并將《結案申請書》交給主管合伙人簽字。
　　
　　第十五條　秘書應將主管合伙人簽字的《結案申請書》放入卷宗盒內歸檔，并同時復印一份給會計。
　　
　　第十六條　秘書應將裝訂好的卷宗交給行政主管，行政主管應將其放入檔案室，并同時在《案卷存檔登記冊》上作記錄。
　　
　　
　　第十七條　存檔卷宗由行政主管負責管理。行政主管應將所有存檔卷宗依據設定的欄目在《案卷存檔登記冊》上進行其登錄在《案卷存檔登記冊》上。
　　
　　第十八條　律師（包括其通過秘書）如欲借閱存檔卷宗，均應向行政主管辦理存檔卷宗的借閱手續。行政主管應設立專門登記本。對所有的存檔卷宗的借閱和歸還進行記載。
　　
　　
　　第十九條　本辦法經合伙人會議通過，自主任簽署之日起生效，修改時適用同樣的程序。
　　
　　
　　

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　　│　 客戶名稱　 │　　　　　　│ 性質 │　　　　　│　法人資格　│　　　│
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　　│ 地址 │　　　　　　　　　　│ 電話 │　　　　　　│ 傳真 │　　　　　│
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　　│ 聯系人 │　　　　│ 職務 │　　　　　　│ 電話 │　　　│ 傳真 │　　│
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　　│　 客戶以何種方式找到本所　 │　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
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　　│　 收費標準　 │　　　　　│ 收費方式 │　　│ 收費幣種 │　　　　　　│
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　　│客戶要求　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
　　│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
　　│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
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　　│經辦律師意見：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
　　│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
　　│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
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　　│合伙人意見：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
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　　│立案號（卷號）│　　　　　　　　│　案卷存放處　│　　　　　　　　　　│
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　　│立案日期：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
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　　│備注：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
　　│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
　　│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
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　　　　　　　　　　　　　　　卷內文件清單目錄案　　
　　號：＿＿＿＿＿＿＿　　　　　　　　　
　　經辦律師：＿＿＿＿＿＿＿＿
　　開卷日期：＿＿＿＿＿＿＿　　　　　　　　　
　　主管律師：＿＿＿＿＿＿＿＿
　　經辦秘書：＿＿＿＿＿＿＿

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　　│編號│收發文│收發文│正副本│文件名稱│頁數│份數│ 發件人 │ 收件人 │
　　│　　│ 日期 │ 方式 │　　　│（內容）│　　│　　│　　　　│　　　　│
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