各子公司、集團(tuán)各部門：

根據(jù)2015年4月集團(tuán)法律事務(wù)部對各子公司合同會簽、審批及存檔情況的檢查結(jié)果，結(jié)合法律事務(wù)處理的實(shí)際情況，現(xiàn)就規(guī)范合同管理有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、合同文本的形成和上傳流程

(一)合同從談判到簽訂和存檔一般包括如下文件：信譽(yù)和背景調(diào)查、合同文本草稿、合同審批修改意見、法人授權(quán)委托書、對方資質(zhì)證明文件、各種審批管理表格、合同談判記錄、合同正本及附件、合同簽訂、變更、解除過程中的信函、電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證及其他資料。

(二)合同文本包括合同正文和附件。正文就是經(jīng)過集團(tuán)法務(wù)部審核后的合同修訂稿，附件主要包括《禁止商業(yè)賄賂協(xié)議》、合同談判記錄、部門討論記錄以及對方授權(quán)委托書和資質(zhì)證件(營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、委托代理人的身份證復(fù)印件)。

(三)合同文本的形成

所有合同由經(jīng)辦部門擬稿并傳至法務(wù)部審訂，經(jīng)過審訂后由法務(wù)部返還給經(jīng)辦人。根據(jù)實(shí)際談判情況，如經(jīng)辦人或合同對方不同意法務(wù)部的修改建議，經(jīng)辦人需和法務(wù)部協(xié)商確定最終合同文本。

以前各公司已形成的規(guī)范合同文本，且法務(wù)部已建議作為該類合同模板使用的，可不經(jīng)法務(wù)部修訂直接上傳審批。

法務(wù)部將安排法務(wù)專員參與重要工程、采購、施工、營銷合同的談判過程，各部門應(yīng)相互協(xié)作制定出公司合同范本。

(四)合同上傳審批流程

合同經(jīng)辦人應(yīng)先將經(jīng)法務(wù)部修訂后的合同文本送對方簽字蓋章，然后方可上傳到EAS審批系統(tǒng)，上傳后經(jīng)辦人應(yīng)及時跟蹤相關(guān)部門的審批情況，原則上在7日內(nèi)完成審批。如遇特殊情況(如政府及事業(yè)單位服務(wù)類合同)，需由我方先蓋章的或沒有禁止商業(yè)賄賂協(xié)議和對方資質(zhì)證件的，由項(xiàng)目總經(jīng)理同意后，經(jīng)辦人方可上傳合同文本。

二、合同簽章和保管

(一)合同簽章流程

集團(tuán)直屬項(xiàng)目合同簽約時必須使用合同專用章，原則上不使用行政公章，嚴(yán)禁使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章。各項(xiàng)目公司暫時沒有合同專用章的可以加蓋公司行政公章。

網(wǎng)上會簽完成后，經(jīng)辦人持打印的網(wǎng)上會簽審批表到印章管理人處蓋章。印章管理人應(yīng)對合同文本的填寫和相關(guān)附件對照網(wǎng)上審批系統(tǒng)上傳的文本進(jìn)行核查，并檢查公司負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人是否簽名和填寫日期，符合要求的予以蓋章，超過二頁的合同文本必須加蓋騎縫章。同時由印章管理人做好合同文本交接登記，注明合同名稱、份數(shù)、接收人、接收日期和其余原件存檔情況，并做好用章登記工作。需集團(tuán)公司簽章的，由子公司辦公室送至集團(tuán)蓋章。凡不符合要求的，印章管理人一律不得蓋章。

合同至少一式四份，我方三份，由經(jīng)辦部門、財務(wù)部、辦公室(總公司由法務(wù)部保管)各一份，印章管理人蓋章后直接留存一份作為辦公室存檔，并同時做好合同臺賬。

(二)合同編號

每一份合同都必須有一個編號，不得重復(fù)和遺漏。每一份合同包括合同正本及附件、合同文本的簽收記錄。合同分批履行的情況記錄，變更、終止合同的協(xié)議，均應(yīng)一并保管。

(三)合同臺賬

合同管理員每月底將所在公司該月合同簽訂情況建立臺賬，并報一份到集團(tuán)法務(wù)部備案。

三、合同審查會簽人的責(zé)任

負(fù)責(zé)審查合同的部門和員工，因工作失職或徇私舞弊而疏忽、放任審查，致使不該簽訂的合同得到簽訂而造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)按后果及責(zé)任大小，承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任、經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任直至法律責(zé)任。

(一)合同經(jīng)辦人的職責(zé)

1、審查主體資格是否合法。具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照，其記載的內(nèi)容與實(shí)際相符。

2、審查合同的標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級、資質(zhì)證書。

3、由委托代理人代簽合同的，應(yīng)審查出具真實(shí)、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明。

合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集對方資質(zhì)證件、授權(quán)委托書等對方公司信息和對方簽約人信息。同時經(jīng)辦人應(yīng)對其提供的資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。

(二)部門經(jīng)理、分管負(fù)責(zé)人審查事項(xiàng)

1、合同的合法性審查

主體合法，簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力;內(nèi)容合法，簽約各方意思表示真實(shí)、有效，不違背法律、不顯失公平;形式合法;簽約程序合法。

2、合同的嚴(yán)密性：條款齊備完整;文字清楚準(zhǔn)確;設(shè)定的權(quán)利義務(wù)具體、確切;相應(yīng)的手續(xù)完備;相關(guān)附件完備。

3、可行性：資信可靠，有履約能力。

4、合同承辦形式審核：承辦人無誤;符合規(guī)定程序;各審核部門審核意見齊備;合同文字無誤。

各審核部門在審核時，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時，應(yīng)在審核意見中明確提出修改意見。我方公司對外簽約時，一般由公司負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人簽字。但是重大合同(如金額大于100萬的、各類總攬性合同，必須由法定代表人簽字)必須由董事長書面授權(quán)委托代理人簽字或董事長本人簽字。

四、合同的其他注意事項(xiàng)

(一)合同范本的使用

一般國家或行業(yè)有示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用，但在選用時，對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款經(jīng)辦人和法務(wù)部要重點(diǎn)審查，

在很多時候我們有關(guān)合同的簽訂以及和同的通知都是與合同相掛鉤的，所以合同法就需要我們仔細(xì)的閱讀了，在關(guān)于以上的問題來說我們需要了解很多的注意事項(xiàng)，也需要很多管理事項(xiàng)和相關(guān)責(zé)任，所以希望大家仔細(xì)閱讀以上律霸網(wǎng)小編為大家在網(wǎng)上找到的知識，希望能夠幫助到大家！如果您還有任何疑問，歡迎在本網(wǎng)進(jìn)行律師咨詢。