第一條 設(shè)立目的

為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，為本公司經(jīng)營與發(fā)展提供服務(wù)，特制訂本辦法。

第二條 負責部門

電子文件的形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，由_____部門進行指導與監(jiān)督。部門領(lǐng)導統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。

第三條 電子文件的收集與歸檔

一、電子文件的收集

1．收集方法

（1）及時按照要求制作備份。

（2）需在登記表中登記。

（3）登記表應與備份一同保存。

（4）登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

（5）電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據(jù)文件。

2．具體收集流程

（1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，由______確定是否保留。

（2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件建立準確、可靠的標識關(guān)系。

（3）在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。

（4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，應將相關(guān)軟件一并收集。

（5）用計算機輔助設(shè)計（CAD）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

（6）用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應注意收集其相關(guān)軟件。

二、電子文件的歸檔

1．電子文件的整理

電子文件的整理，應按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中；應制成相應電子文件目錄；歸檔電子文件應填寫登記表。

2．電子文件的歸檔

（1）歸檔時間

邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。

（2）歸檔檢測與鑒定

在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進行有效性和完整性的鑒定。

（3）歸檔過程

A把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。

B存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

C將相應的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

D在網(wǎng)絡(luò)中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

3．其他注意事項

（1）應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔類型、相關(guān)軟件、版本、保存期限、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

（2）歸檔電子文件同時存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

（3）具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

第四條 電子檔案的管理

電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：

1．電子文件檢驗

歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到_____％。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的_____％合格率應達到__％。具體檢驗項目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結(jié)果填入電子檔案入庫登記表。檢驗有錯的，應及時將錯誤信息反饋部門領(lǐng)導，并重新制作。

2．電子文件保管

電子檔案保管除應具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

（1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

（2）環(huán)境溫度選定范圍：℃—__________℃；相對濕度選定范圍：___％—___％。

（3）存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

3．電子文件抽樣檢查

每滿____年，對電子檔案的形成和管理設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。每滿____年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于_____％，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。定期檢驗結(jié)果，應填入電子檔案管理登記表。

4．電子文件的利用

利用時使用拷貝件，要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

5．電子文件的銷毀

電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

第五條 附則

本辦法經(jīng)_____核準后實施，增設(shè)修訂亦同。

本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。