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寧波
律師事務所業務案卷的管理
來源:
律霸小編整理
·
2020-10-14
·
772人看過
律師事務所業務案卷的管理
一、卷內文件管理
１．業務立案后，牽頭合伙人應指定其專職秘書或承辦律師做卷宗負責人，負責卷內文件的管理。
２．開卷時，卷宗負責人應認真填寫《卷內文件清單目錄》。
３．卷宗負責人應將文件清單目錄及卷宗放入合伙人指定的文件柜，并制作相應的卷宗提示牌，提示牌上應標明案號、客戶名稱和案件名稱。
４．合伙人或承辦律師每收到或發出一份文件，卷宗負責人都應在《卷內文件清單目錄》上做詳細記載并存入卷內。
５．卷宗負責人應定期對自己所管理的案卷進行例行的檢查和核對，如發現卷內文件與文件清單目錄上的記載有出入，必須立即與合伙人匯報及承辦律師溝通核查。
二、結案歸檔
１．合伙人或承辦律師在完成客戶委托的業務后，應盡快結案并指示專職秘書歸檔。
２．專職秘書歸檔時應認真核對《卷內文件清單目錄》上記載的文件與該案卷內的文件是否一致，如發現不一致（包括文件份數或頁數）應立即與合伙人或承辦律師核查。如經證實有文件丟失情況，應在案卷內做出文字說明。
３．專職秘書在歸檔時應在所內律師業務管理軟件中打印該案子的所有（匯總和詳細）律師工作情況，并歸入檔案。
４．專職秘書應將卷內文件按文件清單目錄順序排列，并將《卷內文件目錄清單》放在首頁，《案件情況匯總表》、《承辦律師工作記錄表》放在尾頁，按辦公室要求裝訂好并放入卷盒。
５．專職秘書在完成歸檔工作，并征得合伙人的同意后，應將卷盒與立案地區的業務檔案管理局，并做交卷登記。
三、案卷管理
１．本所存檔案卷由立案地區的業務檔案管理員負責管理。
２．各合伙人在本年度立案的案卷，原則上講應在立案時間后的一年之內必須交與本所統一管理。若有特殊原因不能上交者，應向當地業務檔案管理員做出書面說明。
３．凡上交存檔的案卷均按年度、案號做分類管理。業務檔案管理員負責在檔案柜架上編號、排列。
４．如合伙人、律師需要查卷或上交存檔的案子需要續做，合伙人、律師可提交案號或業務種類等索引，由業務檔案管理員負責查找，并辦理借閱手續。
５．合伙人、律師應按借閱手續中注明的歸還時間歸還檔案。如在注明的時間內不能歸還應辦理續借手續。
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