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人事保管合同注意事項有哪些？

來源: 律霸小編整理 · 2025-12-14 · 196人看過

勞動合同是用人單位和職工之間建立勞動關系的法律證明文件，也是單位人事管理和職工工作期間的重要檔案資料，因此，作為人事部門應按照相關規定的要求妥善保管好勞動合同，防止遺失、被盜、毀損等風險，避免由此造成更大的損失，那么，人事保管合同注意事項有哪些呢?

一、企業人事部門簽訂勞動合同的相關事項

1、用人單位與勞動者訂立勞動合同，應切實遵循平等自愿、協商一致的原則。所謂協商一致，首先是協商。沒有協商就不可能有一致。企業向勞動提出擬定的勞動合同草案后，必須給予勞動者一定的時間來考慮，勞動者有權對勞動合同草案的條款進行修改，并提出自己的意見。企業不得把勞動合同訂立成“不平等條約”。即不與勞動者協商，不給勞動者協商時間。

2、企業與勞動者訂立勞動合同時，一定要查驗終止或解除勞動合同的證明及其他能夠證明勞動者與任何用人單位不存在勞動關系的憑證，方可與其簽訂勞動合同。防止因使用尚未解除勞動合同的勞動者而承擔連帶賠償責任。

3、訂立勞動合同時，勞動者一方不得由他人代替。勞動合同必須由建立勞動關系的勞動者本人簽訂，企業讓工會主席、車間主任或其他人代替勞動者簽訂勞動合同都是違法的，所簽訂的勞動合同是無效的。

4、訂立勞動合同是，勞動合同書未經勞動者簽字不發生法律效力。不少企業的勞動合同書都是企業一方代表簽字，而且不發給勞動一份合同書，這種合同也是無效勞動合同。

5、訂立勞動合同時，用人單位不得以任何形式向勞動者收取定金、保證金(物)、或抵押金(物)。

二、人事部門在保管勞動合同方面應注意的事項

1、如果勞動合同續簽是在原合同后續簽訂的，為了便于取用和續簽，建議可以勞動合同單獨存放，待完全使用完畢再存入員工檔案袋中;如果是一次性使用的，簽訂完畢后可直接存入員工檔案中。

2、另外勞動合同簽訂完畢后，交員工一份時，務必要求員工對勞動合同進行簽收，并將簽收條一并留存。

3、勞動合同起止時間以及簽訂次數做好電子臺帳，便于對勞動合同進行管理和統計、查閱。有條件的可編一個小程序，進行到期自動提醒等。

4、勞動合同簽訂后要及時歸檔，避免隨手放置，最后丟失。給公司帶來不必要的用工風險。

5、保管時要注意賬物一致，確保檔案及合同的安全，上鎖、防潮、防盜等。

綜上所述，關于人事保管合同注意事項的問題，首先企業要按照相關規定的要求與勞動者簽訂正式、合法、有效的勞動合同，人事部門在存檔保管時可暫時性的單獨存放，待員工簽署完畢且簽收自存合同后一并歸入員工檔案，其次要建立電子檔案登記賬，按時登記核對，做好庫房安全措施，防止差錯和風險事故產生。

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