從國際上幾種常用的土木工程合同條件及國際慣例來看，監理工程師在處理費用索賠時應遵循如下幾個原則：

一、必要原則

指從索賠費用發生的必要性角度來看，索賠事件所引起的額外費用應該是承包商履行合同所必需的，而所索賠費用只在所履行合同的規范范圍之內，如果沒有該費用支出，就無法合理履行合同，無法使工程達到合同要求。

對于某一個確定的費用項目，若合同沒有規定，或規定不準進行費用索賠，承包商就不得以任何理由提出索賠要求。如承包商在施工過程中發現自己在投標時的工程預算有漏項錯誤，且合同條款中沒有對此類情況進行補償的根據，那么這種漏項將是承包商自身的一種損失，即使承包商提出索賠要求，也不會得到批準。理由是：

(1)承包商無法證明其漏項錯誤究竟是工作疏忽還是故意留有余地;

(2)此處的漏項錯誤損失有可能被別處的重項錯誤所彌補;

(3)漏項錯誤使承包商在投標競爭中處于有利地位，乃至獲得了成功。

因而，在這種情況下，承包商無從讓業主確信其索賠費用是履行合同所必需的，也就無從索賠。

二、賠償原則

指從索賠費用的補償數量角度看，索賠費用的確定應能使承包商的實際損失得到完全彌補，但也不應使其因索賠而額外受益。

承包商在履行合同過程中，對非自身原因所引起的實際損失或額外費用向業主提出索賠要求，是承包商維護自身利益的權利。但是，承包商不能企圖利用索賠機會來彌補因經營管理不善造成的內部虧損，也不能利用索賠機會謀求不應獲得的額外利益。一言以蔽之，在實際損失獲得全額補償后，承包商應處于與假定未發生索賠事件情況下合同所確定的狀態同等有利或不利的地位。即費用索賠是賠償性質的，承包商不應因索賠事件的發生而額外受損或受益。換個角度來說，業主也不能因為承包商所遇到的不利問題而獲得額外利益，特別是在產生問題的原因與業主或其代理人有關的情況下。

我國民法通則和涉外經濟合同法都規定：①當事人一方違反合同的賠償責任，應相當于另一方因此而受到的損失;②當事人可以在合同中約定，一方違反合同時應向對方支付一定數額的違約金;③雙方也可以在合同中約定對于違反合同而產生損失的賠償額的計算方法。由此可見，違約金雖可能有不同的性質，但在建筑施工合同中一般是賠償性的。在國際工程施工合同中，除了通常約定的承包商延期完工需向業主支付延誤賠償金外，大多沒有其它的違約金約定，而是直接計算所發生的實際損失，并給予補償，沒有懲罰性質。

三、最小原則

指從承包商對索賠事件的處理態度來看，一旦承包商意識到索賠事件的發生，應及時采取有效措施防止事態的擴大和損失的加劇，以將損失費用控制在最低限度。如果沒有及時采取適當措施而導致損失擴大，承包商無權就擴大的損失費用提出索賠要求。

按照一般的法律要求及合同條件，承包商負有采取措施將損失控制并減少到最低限度的義務。這種措施可能包括：保護未完工程、合理及時地重新采購器材、及時取消訂貨單、重新分配工程資源等等。如，某單位工程因業主原因暫停施工時，若承包商可以將該工程的施工力量調往其它工作項目，但因承包商對索賠事件的處理態度消極，沒有進行這樣的資源優化調整，那么，承包商就不能對因此而閑置的人員和設備的費用損失進行索賠。當然，承包商可以要求業主對其采取減少損失措施本身產生的費用給予補償。

四、引證原則

承包商提出的每一項索賠費用都必須伴隨有充分、合理的證明材料，以表明承包商對該項費用具有索賠資格且其數額的計算方法和過程準確、合理。沒有充分證據的費用索賠項目有可能帶有欺騙性，因此將得到監理工程師的拒絕。

五、時限原則

在國際上，幾乎每一種土木工程合同條件都對索賠的提供時間有明確的要求。例如，FIDIC合同條件規定承包商在索賠事件第一次發生之后的28天內，應將索賠意向通知工程師，同時向業主呈交一份索賠意向的副本。承包商應嚴格按照適用合同條件的要求或合同協議的規定，在適當時間內提出索賠要求，否則其索賠要求將得到拒絕。

時限原則的另一層含義是指承包商對索賠事件的處理應是發現一件、提出一件、處理一件，而不應采取輕視或施延的態度。索賠事件的及時處理，即能防止損失的擴大，又能使承包商及時得到費用補償。這無論對業主還是承包商都是有利的。況且，單項索賠事件若得不到及時處理，常常會和相繼發生的其它索賠事件交織在一起，不僅會使索賠事件難以辨識，更會大大增加索賠的處理難度。