環境保護部辦公廳文件 環辦〔2008〕39號 關于加強全國污染源普查檔案管理工作的通知 各省、自治區、直轄市環境保護局（廳）、污染源普查領導小組辦公室，新疆生產建設兵團環境保護局、污染源普查領導小組辦公室： 　　為加強對全國污染源普查檔案的管理工作，依據《中華人民共和國檔案法》、《全國污染源條例》、《環境保護檔案管理辦法》、《污染源普查檔案管理辦法》等有關規定，現通知如下: 　　一、要充分認識全國污染源普查檔案管理工作的重要性。全國污染源普查檔案作為環境保護檔案的重要組成部分，將真實記錄全國污染源普查工作的全過程以及每個普查對象的資料和原始數據，是實行環境管理和決策科學化的重要依據。對今后工作查考、宏觀決策、經驗借鑒、歷史研究有著十分重要的價值。各地應切實加強污染源普查檔案管理工作，做好污染源普查工作過程中形成的具有保存價值的各類文件材料、實物、音像、載體等整理歸檔，確保檔案的完整、真實、規范和安全。 　　二、按照《環境保護檔案管理辦法》、《污染源普查檔案管理辦法》的有關規定，在污染源普查工作全面結束后，各級普查機構要向同級環境保護行政主管部門辦理污染源普查檔案移交手續，任何部門和個人不得帶走、留存、轉移或損毀，嚴防檔案遺失和失泄密事件的發生。 　　三、各級環保部門的檔案管理人員要認真履行職責，做好污染源普查檔案整理歸檔文件的監督、指導（參照《污染源普查專項檔案歸檔整理方法》）、檢查、驗收、保管和利用工作。 　　四、各級環保部門要在污染源普查檔案整理歸檔工作結束后，向上一級環境保護行政主管部門報告工作情況。 　　附件：污染源普查專項檔案歸檔整理方法 　　 二○○八年六月十九日 — 5 — 附件： 污染源普查專項檔案歸檔整理方法 污染源普查專項檔案歸檔文件的整理方法按照《歸檔文件整理 工作指南》進行整理歸檔，歸檔范圍及保管期限參照《污染源普查 檔案管理辦法》。 一、污染源普查歸檔文件分類（共分為四大類）： （一）文件類（管理文件和污染源種類） （二）音像資料類 （三）照片檔案類 （四）會計檔案類 污染源普查的文件材料歸檔分類按區域(機構)—文件類（包含 管理文件和污染源種類）逐級進行分類，各級分類代字和代碼為： ZWP1.X.X----XXXX 其中ZWP1 作為它的分類代字 ZWP1.X. X----XXXX 件的順序號 文件類別號 區域（機構）代號 ZWP1 表示全國第一次污染源普查專項 檔案 — 6 — 文件類別號： 1.管理文件 2.工業污染源 3.農業污染源 4.生活污染源 5.集中式污染治理設施 區域（機構）代號： 1.2.……（依次類推） 注：區域（機構）代號由檔案室負責指定。 二、歸檔文件的整理 根據有關規定，屬歸檔范圍的文件材料，由承辦人負責收集、 整理、歸檔。其中的“整理”，內容包括“分類、裝訂、排列、編號、 編目、裝盒”等。 （一）管理文件類的整理 首先是以我為本(發文單位為主)，凡是本單位所產生的發文(紅 頭文)必須歸檔，其它單位的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔， 閱知類的文件可以不歸檔。 文件以“件”為單位進行整理歸檔。一般以每份文件為一件， ⑴文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規等須保留歷次修改 稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）；⑵正文與附件為一件（附 件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參 考材料，如附帶的圖表、統計數字，正文批準或發布的法規文件等 — 7 — 等。一般來說，正文與附件為一件；如果附件數量較多或者太厚不 易裝訂時，也可各為一件）；⑶原件與復制件為一件（對于制成材料、 字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的 重要文件），以及使用中出現破損的文件，應復制后歸檔。復制件包 括復印機制作的復印件以及手工謄寫的抄件等。這些復制件應與原 件作為一件）；⑷轉發文與被轉發文為一件（轉發文與被轉發文是一 份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執行要求，后者則是 具體內容，它們在發揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件）； ⑸報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報表、名冊、圖冊等一 般每冊（本）內容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照 其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件）；⑹來文與復文各為一件 （這是比較特殊的一種規定。“來文與復文”是對聯系密切的來往性 質的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復文”，從文種上看包 括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等等。）；⑺請 示與批復各為一件；⑻報告與批示各為一件。 正文與文件處理單（文件在運轉過程中一般都附有文件處理單 或者擬辦單、發文稿頭紙，有的還附有領導批示的簽批條等。這些 表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的 重要組成部分，應與文件作為一件）。 “為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現為一條 條目。 歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規律，保持文件之 — 8 — 間的有機聯系。排列方法強調按事由排列。 歸檔文件按照不同年度、不同機構（問題）等形成中的客觀規 律進行相對集中，維護不同文件間的有機聯系。排列文件時，強調 了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有 機聯系得以充分體現。 （二）污染源種類 以一個普查登記對象為一件進行整理、裝訂（包含普查對象提 供的各類依據件及普查過程中產生的各類表格及相關文件）。比如: 工業污染源的組織機構代碼證復印件、工商執照復印件、聯系電話 號碼、人員組成基本情況資料、年總產值、年總銷售收入、主要產 品種類、名稱與數量、廠區平面圖、排水管網圖、主要工藝流程圖、 主要物料（或排放污染物的前提物）使用數據、水平衡圖、生產報 表、煤（油、燃氣）、電、水等收費票據、產污、治污設施運行記錄、 環評報告、清潔生產報告、近3 年來的各種監測報告單、鍋爐資料 等等。 三、文件裝訂順序 歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護要求的裝訂材 料重新加以裝訂，固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后 保管和利用的作用。 裝訂前首先必須對它們進行排序。順序如下：正本在前，定稿 在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前， 被轉發文在后；復文在前，來文在后。漢文本在前，少數民族文字 — 9 — 文本在后。不同文字的文本，無特殊規定的，中文本在前，外文本 在后。有文件處理單的，可放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸 檔章，從而更好地保護正本的原始面貌。 其次應將“件”內的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。 一般來說，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂 的，應將左、下側對齊。 裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不做統一規定，只要符 合檔案保護要求即可，裝訂方法也不限于三孔一線。 裝訂要求：裝訂用品必須是對歸檔文件無害，不影響檔案的保 存壽命。裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌。 建議盡量不用線裝、打眼，一是破壞檔案的原始面貌；二是不 便于今后的檔案利用。 四、歸檔文件的蓋章、編號、填寫頁數 （一）歸檔章的格式 其規格為長45mm，寬16mm，分為均勻的6 格。歸檔章設置的項 目主要為編號項目中的必備項。 （全宗號） （年度） （室編件號） （機構 或問題 （保管期限） （館編件號） 3×15 16 8 單 位 ： mm — 10 — (二)蓋章位置 歸檔章一般應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,使用 鋼筆、藍黑墨水筆填寫內容，如果領導批示和或收文章占用上述位 置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。如果機 關發文有關簽發單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作 為首頁，這樣可在其上加蓋歸檔章，以更好地保護文件正本的原始 面貌。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文 件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也 不宜與批示文字或收文章等交叉。 （三）按歸檔文件類別和排列順序逐件編號 （四）每“件”文件的頁數填寫該件的實際頁數（注意要用鉛 筆填寫頁號） 單面印刷的文件夾在正面右上角處填寫實際頁數； 雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實際頁 數； 文件中出現與本文無關的頁面（有些單位為了節省紙張，用用 過的紙質印文件）就在上面用鋼筆、藍黑墨水筆批X。 五、盒內排列順序 歸檔文件的排列以“事由”為原則，即同一事由的相關文件應 當排列在一起。事由可以是指一件具體的事，或一個具體的問題， 或一段較緊密的工作過程。 （一）管理文件類 — 11 — （1）按照機構—問題相對集中排序 （2）保管期限，按問題確定保管期限；按永久、定期的順序依 次編排 （3）同一事由形成的文件排序按照文件的生成時間倒序依次排列 （二）污染源種類 按照每個污染源種類—匯總表在前普查對象在后依次排序 裝盒時應注意以下問題： 1．應視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒 后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損。 2．按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一 盒即可。 起止件號欄填寫盒內排列最前和排列最后的歸檔文件的件號， 其間用“—”號連接，如“18—36”。 裝盒的具體要求包括： 1．不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒。 2．不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒。 六、盒內目錄、備考表的編寫 （一）盒內目錄：檔案目錄內容的填寫以“件”為單位，按排 列順序用計算機打印，目錄統一用A4 幅畫紙張，一式二份，盒內一 份，作為文件目錄一份。盒內目錄（樣附后）排在盒內文件之前。 歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和 備注等項目。 — 12 — 歸 檔 文 件 目 錄 年度： 單位名稱： 盒號： 件號 責任者 文號 文件標題 日期 頁數 密級 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ** * * * * * * * * * * * * * （二）備考表： 備考表放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行 必要的注釋說明。 備考表上設置的項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人 和日期，各項的填寫要求如下： 1．盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包 括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損） 等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況， 應在備考表中加以說明。進行歸檔文件整理工作時，如某份文件須 說明的內容較復雜，目錄備注項中填寫不下，也可在備考表中詳細 說明，并在目錄機關條目的備注項中加“*”號標示。 — 13 — 2．整理人：填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責 任。在其部門整理歸檔的機關，此項一般由該部門負責整理歸檔工 作的人員填寫；在機關檔案室進行集中整理的機關，此項一般由檔 案人員填寫。 3．檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。此項一 般由機關檔案人員填寫，以示對整理質量的監督檢查；也可與機關內部 機構負責人聯署，由其對文件材料歸檔的齊全完整情況進行監督檢查。 4．日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。可以是全部歸檔文件 整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔文件整理完畢的日期。 備考表的外形尺寸、頁邊和文字區尺寸以及表中各項目的具體 位置、尺寸見上圖。 210 單位：mm 36 20 備 考 表 297 15 15 盒內文件情況說明 30 15 60 整理人： 檢查人： 年 月 日 10 55 10 10 10 — 14 — 七、文件目錄排序 區域（機構）—文件類（只供檔案室參考） 例如：某機關2007 年辦公室永久檔案的目錄封面如圖： 八、電子文件的歸檔要求參照污染源普查檔案管理辦法及所在 地檔案管理部門的有關規定執行。 九、污染源普查中形成的音像資料參照《磁性載體檔案管理與 保護規范》（DA/T 15—95） 十、污染源普查中形成的照片資料參照《照片檔案管理規范》 （GB/T 11821—2002） 十一、污染源普查機構形成的財務檔案參照《會計檔案管理辦 法》（財政部、國家檔案局 財會字[1998]32 號） 污染源普查專項檔案 歸 檔 文 件 目 錄 全宗名稱 ××局 年 度 2007 保管期限 永久 機 構 普查辦