“保留原始證據”

應盡可能收集原始證據并妥善保存。除特殊情況外，本合同應采用書面形式。收集的證據包括對方主體許可證、合同原件、復印件及附件、致客戶通知書、對方銀行及銀行賬號信息、合同文本簽收記錄、簽證信息、雙方往來函件等，交貨和交貨文件、驗收資料、結算和付款資料、合同變更和終止協議以及合同簽署和履行的其他相關資料（包括文件、傳真、電子郵件等），特別是應當享有一定權利、履行一定義務的書面證據，以及對方承擔一定義務、應當承擔一定責任的書面證據。“保留送達證據”除了保留交易所形成的原始書證外，還應當保留履行通知、協助義務的事實或者行為的證據。這些事實或行為往往難以證明，因此應特別注意以保留送達證據。例如，對于書面通知，許多當事人通過特快專遞等掛號信寄出，并在信封上注明內容和內容份數。投遞后，他們以郵局提供的回執或網上查詢結果為服務依據。從目前的司法實踐來看，法院一般都會認定這種通知方式已經履行了通知義務，因為即使內容沒有收到，但信封上已經標明了內容，所以可以認定其已經完成了送達。

“運用司法手段保留證據”

由于公證證據比普通證據更有效，特別是目前的網絡證據和電子合同證據只能通過公證來固定，因此證據公證是一種有效的證據保留形式。在實踐中，電話錄音等許多傳統證據雖然具有證據效力，但由于不能確定準確的通話時間、通話人以及是否經過編輯，往往無法被法院或仲裁機構采納。

而通話過程的公證可以很好地解決這個問題，使經過公證的通話記錄成為非常有力的證據。另外，經過公證的證據可以更有效地固化雙方的權利和義務。比如，與普通捐贈相比，捐贈公證是不可撤銷的，會不會公證具有優先申請的效力，甚至有的公證人可以不經訴訟直接作為人民法院執行的依據，提高了證據的效力。

“傳真證據保留”

通過傳真簽訂合同時，應注意傳真副本的效力。如果是傳真專用紙，應及時復印，并妥善保管傳真原件和復印件。及時以書面形式確定雙方的口頭協議，及時收集對我方有利的證據材料，不得擅自向對方出具對我方不利的書面材料。錄音、攝像取證是取證的一種重要形式。只要不是通過侵犯他人合法權益或者違反法律禁止性規定取得的，就可以作為認定案件事實的依據。因此，在合同簽訂和履行過程中，特別是合同糾紛后的談判過程中，我們必須注意對方通過談話錄音或電話錄音收集對我們不利的證據。當然，我們也可以通過談話錄音或電話錄音等方式收集對自己有利的證據，然后與其他證據相互印證，形成完整的證據鏈，成為重要證據。

“加強內部證據管理”

公司及各業務部門應建立健全合同借閱、收集等合同檔案管理制度，并嚴格執行，妥善保管合同資料，確保合同資料的完整性。營業部、財務部應根據合同號建立自己的合同臺帳，并逐筆記錄業務進展和收付情況，做到準確、及時、完整。經辦人員應根據公司的要求，定期或不定期地對各自工作范圍內的合同簽訂和履行情況進行總結。你知道嗎