第一,分級、分層負責。分級負責指的是行政機關在系統上有上下級的隸屬關系,各級機關在其職權事項的范圍內分別對具體目標負責,上下級機關之間既不能消極地互相推諉,亦不得越俎代庖。分層負責指的是各行政組織將其職權范圍內的諸事項,在進行全面分析的基礎上,按其性質的異同、工作繁簡、責任大小,劃分出不同層次,分別授權予所屬的各層級行政主體,令其獨立負責。領導者應正確處理集權與分權的矛盾,科學地劃分管理層次,明確不同層次的職責權限。任何行政組織,無論其外部的上下級系統,還是其內部的各行政個體,均要求權責清楚,分工明確。而分級、分層負責的功能就在于使組織內事無大小,各有專司,權責分明,功過有歸。這既可避免爭功諉過現象和反向授權的產生,亦可省去重復審核之繁,足以增強行政個體的自覺性和責任感。
第二,逐級授權。任何組織都具有層次性的特點,行政組織也不例外。一個下級單位,上面有多級領導,如果都搞越級指揮,勢必造成指揮不協調,最終導致組織的活動失去秩序。上一級行政組織的主要功能有兩個:一是根據組織的總目標向下一層次發出指令信息,布置任務,最后考核指令執行的結果和任務完成的情況。二是處理下一層次各行政組織之間的不協調和矛盾。下一層次行政組織的主要任務是執行、完成上一層次行政組織的指令和任務,并接受其監督,向其負責。總之,按照組織管理層次性的原理,領導者只能對直接下屬授權,不得越級授權。越級授權因侵犯了下級的職權,會傷害下級的自尊心,還會造成中層領導的被動,增加矛盾。領導者要注意在縱向系統上遵守逐級授權,做到下授一級。
第三,因事擇人,視能授權。知人善任是領導者授權成功的重要因素之一。知人是困難的,因為人的一切并非均直接表現于外表。但人又是可知的,通過“聽其言而觀其行”就能認識到人的本質。考察一個干部主要是三個方面:政治素質,包括政治觀點和立場、工作志向和品德等;業務素質,包括決策能力、解決問題的能力、應變能力以及工作技能和才干等;心理素質,包括人的性情、意志和反應能力。領導者在知人之后,就要量才任職,視能授權,授予權力的大小應略高于行政主體的現有能力,以充分發揮其潛能,達到更高的水平。領導者必須做到知人要有眼力,善任要有魄力。只有這樣,才能保證人盡其才,才盡其用,各展所長,授權得當。
第四,授權留責。權力固然可授,責任卻無可旁貸。領導者把所屬的一部分權力授予下屬后,仍然對其所履行之工作成敗負有總體責任。因為下屬是由領導者授權的。在執行任務的過程中下屬有了過失,反映了領導者當初授權時有失察之處,或用人不當,或指揮、監督不利。我國歷來主張“士卒犯罪,過及主帥”。授權留責不僅是授權的一項重要原則,而且也是一種激勵的藝術。如果有了成績寫到自己的功勞簿上,出現了錯誤完全推到下屬身上,那就談不上激勵了。據調查,一個人在報酬引導和職責壓力下工作,僅能發揮個人能力的60%,其余40%為潛能。領導者應有“不責于人”的品質,要做到成不求名,敗不避責,勇于承擔領導責任,對下屬的失誤應幫助找到原因,鼓勵他繼續前進,為下屬工作創造一個寬松的環境。
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