政府采購程序之采購文件保存

政府采購法第四十二條對此作出了規(guī)定，即采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。采購文件包括活動記錄、采購預(yù)算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文件、驗收證明、質(zhì)疑答復、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。

采購活動記錄至少應(yīng)當包括下列內(nèi)容：(一)采購項目類別、名稱;(二)采購項目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價格;(三)采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應(yīng)當載明原因;(四)邀請和選擇供應(yīng)商的條件及原因;(五)評標標準及確定中標人的原因;(六)廢標的原因;(七)采用招標以外采購方式的相應(yīng)記載。

立法目的

規(guī)定采購文件的保存要求及采購文件的構(gòu)成，為日后接受監(jiān)督檢查、處理投訴查閱等做好基礎(chǔ)性管理工作。

采購文件是反映采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存采購文件，可以為政府采購的統(tǒng)計分析、總結(jié)經(jīng)驗教訓、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛等項工作提供客觀依據(jù)。保存采購文件是國際通行做法，如WTO《政府采購協(xié)議》規(guī)定，各締約方采購機構(gòu)應(yīng)當將反映采購活動文件保存三年，目的是便于做好統(tǒng)計工作，以及在供慶商提出投訴時向有關(guān)機構(gòu)提供證據(jù)。

我國自推行政府采購制度以來，財政部門規(guī)定部分采購文件實行備案管理，如招標文件、評標報告、采購合同等，但在實踐中未按規(guī)定執(zhí)行的情況非常普遍。當前，絕大多數(shù)采購人沒有相對固定的采購機構(gòu)和采購人員，具體采購活動通常是由單位內(nèi)部不同的機構(gòu)和人員分別組織開展，采購事務(wù)并非這些機構(gòu)和人員的日常工作，對現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定不夠了解，采購文件沒能及時報財政部門備案，也沒有進行妥善管理。有的采購人甚至在采購活動結(jié)束后，就自行將采購文件進行處理，如銷毀等。

根據(jù)國際慣例及我國的實際情況，在本法立法期間，起草組認為，要依法規(guī)定采購人完整保存采購文件的義務(wù)和責任。

本法規(guī)定的含義

本法第四十二條規(guī)定的主要含義：一是規(guī)定采購人、采購代理機構(gòu)有保存采購文件的義務(wù)。二是規(guī)定采購文件應(yīng)當客觀、完整地保存。三是規(guī)定采購文件保存的期限。四是規(guī)定采購文件的構(gòu)成。五是規(guī)定采購活動記錄的內(nèi)容。

理解本法規(guī)定的含義，要把握以下幾點

1.保存采購文件的主體。

根據(jù)本法規(guī)定，有義務(wù)保存采購文件的主體是指采購人和采購代理機構(gòu)。其中，采購代理機構(gòu)應(yīng)當包括集中采購機構(gòu)和本法第十九條規(guī)定的社會中介機構(gòu)。這些主體在每項采購活動結(jié)束后，應(yīng)當對涉及該采購項目所有的已經(jīng)形成的采購文件進行妥善保存，不得隱匿或者自行銷毀。采購文件慶當如實保存，不得偽造和變造。如果在采購過程中，應(yīng)當形成采購文件卻因客觀原因沒有形成的，應(yīng)當如實記錄。總之，采購人和采購代理機構(gòu)保存的采購文件，要做到完整和真實可靠。

2.保存采購文件的期限。

根據(jù)本法規(guī)定，采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。采購活動的結(jié)束，表明采購人已經(jīng)獲得了其需要的采購對象，但采購事件和交易行為并未終結(jié)。經(jīng)常出現(xiàn)的情況有，一是采購活動中潛在的問題一般是在采購完成后才暴露，具有一定的滯后性。二是已經(jīng)發(fā)生的問題需要予以解決，而解決問題所需要的時間要視解決方式而異，如進入司法程序的案件，審理時間較長并具有不確定性。三是供應(yīng)商履約情況有待實踐檢驗，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題或者未履行有關(guān)承諾，采購人有可能要退貨或者換貨。發(fā)生糾紛的，還可能打官司或者申請仲裁。采購文件是解決這些問題的直接證據(jù)。因此，本法規(guī)定采購文件是解決這些問題的直接證據(jù)。因此，本法規(guī)定采購文件保存的期限至少為十五年。規(guī)模大、價值高、性能復雜的采購項目，采購文件保存的時間應(yīng)當更長一些。

3.采購文件的構(gòu)成。

采購文件是指反映采購活動各類文書的總稱。根據(jù)本法規(guī)定，應(yīng)當依法保存的采購文件包括：采購人或者采購代理機構(gòu)對采購活動的有關(guān)記錄，財政部門對該采購項目批復的采購預(yù)算或計劃，采購人或者采購代理機構(gòu)發(fā)售的招標文件，供應(yīng)商提交的投標文件，評標委員會采用的評標標準，采購人或者采購代理機構(gòu)撰寫的評估報告，采購人或者集中采購機構(gòu)簽署的定標文件，采購人或者集中采購機構(gòu)與供應(yīng)商簽訂的合同文本，驗收方提交的驗收報告，對供應(yīng)商質(zhì)疑的答復意見，有關(guān)部門作出的投訴決定等。按照本法規(guī)定，采購文件還包括其他有關(guān)文件、資料，如采購人或者集中采購機構(gòu)制定的關(guān)于招標文件修改、補充材料，采購人與采購代理機構(gòu)簽訂的委托代理協(xié)議書等。

4.采購活動記錄內(nèi)容。

采購活動記錄是指采購人或者采購代理機構(gòu)在采購活動結(jié)束后撰寫的采購活動情況報告。根據(jù)本法規(guī)定，采購活動記錄中至少應(yīng)當包括七個方面的內(nèi)容：一是采購項目類別、名稱。即要求說明本采購項目是貨物、服務(wù)還是工程類別的項目，并完整表述具體項目名稱。二是采購項目的資金安排和合同價格。要求載明采購項目的預(yù)算總額，資金來源以衣最后確定的合同價格。三是采購方式。要求說明該項目實際采取的采購方式。沒有采取公開招標方式的，要說明選擇其他采購方式的原因。四是邀請和選擇供應(yīng)商的條件及原因。沒有采取公開招標采購方式的，要說明邀請供應(yīng)商應(yīng)當具備的資格及原因。五是評標標準及確定中標人的原因。要求說明該采購項目采用的評標標準和確定中標人的理由。六是廢標的原因。如果該采購項目在執(zhí)行中出現(xiàn)過廢標情況，應(yīng)當說明廢標的理由。七是采取招標以外采購方式的相應(yīng)記載。如談判小組或者詢價小組人員構(gòu)成情況，談判或者詢價過程等。

執(zhí)行中應(yīng)注意的問題

本法實施后，采購文件的收集、保存將成為采購人和采購代理機構(gòu)的一項經(jīng)常性工作。為了做好這項工作，在執(zhí)行中應(yīng)注意做到以下幾點：

1.專人負責。

采購人和采購代理機構(gòu)應(yīng)當安排或指定專人負責本單位采購文件的收集和保存采購文件，并提供采購文件保存場所及必要的設(shè)備。

2.要保證采購文件的完整性、安全性和保密性。

采購人和采購代理機構(gòu)要建立采購文件檔案管理制度，全面保存每項采購活動的采購文件。要加強采購文件的安全管理工作，防止調(diào)換、遺失、損壞等情況的發(fā)生。采購文件中的供應(yīng)商投標文件，因涉及供應(yīng)商的商業(yè)機密，沒有得到有關(guān)方面的許可，不得對外提供。

3.要及時做好采購文件的積累工作。

采購人和采購代理機構(gòu)內(nèi)部具體開展采購活動的單位，在開展每項采購活動期間，要按本法規(guī)定的采購文件及采購記錄要求，注意及時收集、編寫采購文件或者記錄。每完成一個采購項目，及時將采購文件進行整理，交內(nèi)部有關(guān)機構(gòu)保存。不能等到年終統(tǒng)一整理，否則容易丟失資料，難以保證采購文件的完整性。

4.采購人和采購代理機構(gòu)要高度重視采購文件的保存工作，接受財政等部門的監(jiān)督檢查。

未按本法規(guī)定保存采購文件的，將會受到嚴厲懲罰。按照本法第七十六條規(guī)定，采購人、采購代理機構(gòu)違反本法規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，由政府采購監(jiān)督管理部門處以二萬元以上十萬元以下的罰款，對其直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。