然而在實際檔案行政執法辦案實踐中,有些檔案行政執法辦案人員往往只看到了檔案行政處罰簡易程序其簡易的一面,而忘了其程序方面的規定,有時將簡易程序檔案行政處罰案件實行簡單操作,從而出現簡易程序檔案行政處罰程序不規范、不合法等方面的問題。雖然簡易檔案行政處罰程序沒有一般檔案行政處罰程序那么復雜,那么多環節,但檔案行政執法人員在適用檔案行政處罰簡易程序時,也切不可因簡易程序之簡易而忽略了必要的程序。如果在適用檔案行政處罰簡易程序過程中忽視了必要的程序,當事人就可以根據《行政處罰法》第三十五條“當事人對當場作出的行政處罰決定不服的,可以依法申請行政復議或者提起行政訴訟”的規定,申請檔案行政復議或提起檔案行政訴訟。因此,簡易檔案行政處罰程序也需要規范,在適用檔案行政處罰簡易程序時應遵循以下步驟:

一是表明身份。這是簡易程序的第一個步驟。它表明檔案行政主體有權作出檔案行政行為。為此,檔案行政執法人員應當向檔案行政相對人出示必要的證件。證件可以是工作證,也可以是檔案行政執法證,或者二者都出示,依環境的不同而異。根據《檔案行政處罰程序暫行規定》,檔案行政執法人員履行檔案行政執法職責時,應當出示統一制發的檔案行政管理執法證。

二是指出事實,說明理由,在必要時進行調查取證。檔案行政執法人員應當向檔案行政相對人告知事實并提出證據,提出事實依據和法律依據。所謂必要時,是指當檔案行政執法人員與檔案行政相對人對事實或者法律問題存在爭議時,需要檔案行政執法人員更加審慎,弄清真實情況。進行現場調查取證時,應當注意合法、合理、高效。

三是檔案行政相對人可以口頭申辯,檔案行政執法人員須答辯。聽取檔案行政相對人的陳述和申辯是檔案行政執法工作中的重要一環,可以保障檔案行政相對人的合法權利。由于簡易程序的特性,辯論只能是口頭形式,這樣對檔案行政執法人員就有較高的要求。檔案行政執法人員對于檔案行政相對人的申述意見應當能夠給予正確、全面的回答,使檔案行政相對人心服口服。

四是制作檔案行政處罰決定書,送達給檔案行政相對人并告知權利。檔案行政處罰決定書是簡易程序的主要書面證據材料,檔案處罰決定書的制作是簡易程序的重要內容。

五是執行。作出檔案行政處罰簡易程序決定后,并不意味著檔案行政執法行為的結束,還必須執行。檔案行政處罰決定書執行既可以當場執行,也可以在規定的期限內執行。根據《行政處罰法》第四十七條、第四十八條規定,依法給予二十元以下的罰款的;不當場收繳事后難以執行的;在邊遠、水上、交通不便地區,當事人向指定的銀行繳納罰款確有困難,經當事人提出,行政機關及其執法人員可以當場收繳罰款。

總之,檔案行政管理機關在實施檔案行政處罰簡易程序時,必須做到規范、合法,注意對簡易程序檔案行政處罰不能進行簡單操作,否則就會使當事人不服檔案行政處罰而申請檔案行政復議或提起檔案行政訴訟,影響檔案行政執法權威和檔案行政管理部門的形象。