失效日期：2001-1-1

　　第一章　總　則

　　第二章　公文種類

　　第三章　公文格式

　　第四章　行文規則

　　第五章　公文辦理

　　第六章　公文立卷、歸檔和銷毀

　　第七章　附　則

各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：

　　現將修訂的《國家行政機關公文處理辦法》發給你們，自一九九四年一月一日起施行。

第一章　總　則

　　第一條　為使國家行政機關（以下簡稱行政機關）的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，制定本辦法。

　　第二條　行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

　　第三條　各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關并負責指導下級機關的公文處理工作。

　　第四條　各級行政機關的辦公廳（室）應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，廉潔正派，具備有關專業知識。

　　第五條　各級行政機關要發揚深入實際、聯系群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，逐步改善辦公手段，努力提高公文處理工作的效率和質量。行文要少而精、注重效用。

　　第六條　公文處理必須做到及時、準確、安全。公文由文秘部門統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。

　　第七條　各級行政機關的公文處理工作，應貫徹“黨政分開”的原則。

　　第八條　在公文處理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和有關保密規定，確保國家秘密安全。

　　第二章　公文種類

　　第九條　行政機關的公文種類主要包括：

　　（一）命令（令）

　　適用于依照有關法律規定發布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。

　　（二）議案

　　適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

　　（三）決定

　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

　　（四）指示

　　適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。

　　（五）公告、通告

　　“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

　　“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

　　（六）通知

　　適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用干部。

　　（七）通報

　　適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　　（八）報告

　　適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。

　　（九）請示

　　適用于向上級機關請求指示、批準。

　　（十）批復

　　適用于答復下級機關請示事項。

　　（十一）函

　　適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。

　　（十二）會議紀要

　　適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

　　第三章　公文格式

　　第十條　公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成。

　　（一）發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦機關應當排列在前。

　　（二）秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”，“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號。

　　（三）緊急文件應當分別標明“特急”、“急件”；緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”。

　　（四）發文字號，包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。

　　（五）上報的公文，應當在首頁注明簽發人姓名。

　　（六）公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應當標明發文機關，并準確標明公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　（七）公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。

　　（八）公文除會議紀要外，應當加蓋印章。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章。

　　（九）成文時間，以領導人簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準。電報，以發出日期為準。

　　（十）文件應當標注主題詞；上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞。

　　（十一）文字從左至右橫寫、橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數民族文字。

　　第十一條　公文用紙一般為16開型（長260毫米、寬184毫米）；也可以采用國際標準A4型（長297毫米、寬210毫米）。左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

　　第四章　行文規則

　　第十二條　各級行政機關的行文關系，應當根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。

　　第十三條　政府各部門在本部門職權范圍內，可以互相行文，可以向下一級政府的有關業務部門行文，也可以根據本級政府授權和職權規定，向下一級政府行文。

　　第十四條　向下級機關的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

　　第十五條　部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關有權責令糾正或撤銷。

　　第十六條　同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府及其部門與同級黨委、軍隊機關及其部門可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位也可以聯合行文。

　　聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。

　　第十七條　各級行政機關一般不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。

　　第十八條　“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。

　　第十九條　“報告”中不得夾帶請示事項。

　　第二十條　受雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

　　第二十一條　經批準在報刊上全文發布的行政法規和規章，應當視為正式公文依照執行，可不再行文。同時，由發文機關印制少量文本，供存檔備查。

　　第五章　公文辦理

　　第二十二條　公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　第二十三條　需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。緊急公文，應當提出辦理時限。

　　第二十四條　承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。

　　第二十五條　凡涉及其他部門或者地區的問題，主辦機關應當主動與有關部門或者地區協商、會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。

　　第二十六條　屬于部門職權范圍的事項，應當由部門自行發文或者幾個部門聯合發文。須經政府審批的事項，經政府同意后，也可以由部門發文，文中可以注明經政府同意。屬于要求解決的具體問題，應當按照部門職權范圍直接報送有關主管部門處理。

　　第二十七條　送領導人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。

　　第二十八條　草擬公文應當做到：

　　（一）符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，要切實可行，并加以說明。

　　（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

　　（三）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。

　　（四）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

　　（五）必須使用國家法定計量單位。

　　（六）用詞用字準確、規范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。

　　第二十九條　公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

　　第三十條　公文由本機關領導人簽發。重要的或涉及面廣的，必須由正職或者主持日常工作的副職領導人簽發；經授權，有的公文可由秘書長或辦公廳（室）主任簽發。

　　第三十一條　審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。

　　第三十二條　草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。不得在文稿裝訂線外書寫。

　　第三十三條　公文送領導人簽發之前，應當由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定，是否與有關部門、地區協商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。

　　第三十四條　上報的公文，如不符合本辦法第十七條、第十八條、第二十五條和第二十八條第一項的規定，上級機關的文秘部門可退回呈報單位。

　　第三十五條　上級行政機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經下一級機關負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、時間、份數和印發范圍。密碼電報不得翻印、復制，不得密電明復、明電密電混用。

　　第三十六條　傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

　　第六章　公文立卷、歸檔和銷毀

　　第三十七條　公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。

　　第三十八條　公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，以便于保管和利用。

　　第三十九條　聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復制件。

　　第四十條　公文復制件作為正式文件使用時，應當加蓋復制機關證明章，視同正式文件妥善保管。

　　第四十一條　案卷應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。個人不得保存應當歸檔的公文。

　　第四十二條　沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　第七章　附　則

　　第四十三條　行政法規、規章方面的公文，依照有關行政法規處理。外事方面的公文處理辦法，由外交部依照本辦法另行制定。

　　第四十四條　本辦法由國務院辦公廳負責解釋。

　　第四十五條　本辦法自一九九四年一月一日起施行，其他有關行政機關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。