集團(tuán)各子公司及各部門：

根據(jù)2015年4月集團(tuán)法務(wù)部對各子公司合同會簽、審批、歸檔的檢查結(jié)果，結(jié)合法務(wù)處理的實際情況，現(xiàn)就規(guī)范合同管理的有關(guān)事項通知如下：一、合同文本的形成和上傳過程（一）合同從談判到簽訂、歸檔的一般過程，包括：聲譽和背景調(diào)查、合同文本初稿、合同審批和修改意見、法人授權(quán)委托書、對方資格證書、各種審批管理表、合同談判記錄、合同原件及附件、信函等，合同簽訂、變更、終止過程中的電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證等資料。（2）合同文本包括合同文本和附件。本合同文本為集團(tuán)法務(wù)部審核的合同修訂草案，附件主要包括《禁止商業(yè)賄賂協(xié)議書》、《合同談判記錄》、《部門討論記錄》、《授權(quán)委托書》和《資格證書》（營業(yè)執(zhí)照、，組織機(jī)構(gòu)代碼證、委托代理人身份證復(fù)印件）。

（三）合同文本的形成

所有合同均由經(jīng)辦部門起草，送法務(wù)部審核，經(jīng)審核后交回經(jīng)辦人。根據(jù)實際談判情況，如果代理人或合同另一方不同意法務(wù)部的修改建議，代理人應(yīng)與法務(wù)部協(xié)商確定最終合同文本。

以往各公司形成的規(guī)范性合同文本，經(jīng)法務(wù)部建議作為合同模板，可直接上傳審批，不需法務(wù)部修改。

法務(wù)部將安排法律專家參與重要工程、采購、施工和營銷合同的談判過程，各部門應(yīng)共同制定公司的合同模式。

（四）合同上傳審批流程

合同經(jīng)辦人應(yīng)先將法務(wù)部修訂后的合同文本發(fā)送給對方簽字蓋章，然后上傳至EAS審批系統(tǒng)。上傳后，運營商應(yīng)及時跟蹤相關(guān)部門的審批情況，原則上7天內(nèi)完成審批。如遇特殊情況（如政府、事業(yè)單位服務(wù)合同等），合同文本需要我方先蓋章或沒有禁止商業(yè)賄賂協(xié)議和對方資質(zhì)證明的，經(jīng)項目總經(jīng)理批準(zhǔn)，運營商方可上傳。（1） 合同簽章流程

集團(tuán)直屬項目簽訂合同時，必須使用合同專用章。原則上不使用行政印章，嚴(yán)禁使用財務(wù)印章或業(yè)務(wù)印章。項目公司暫時沒有合同專用章的，可以加蓋公司行政印章。

在線會簽完成后，經(jīng)辦人憑打印的在線會簽審批單到印章管理員處蓋章。印章管理員應(yīng)對照網(wǎng)上審批系統(tǒng)上傳的文本，檢查合同文本及相關(guān)附件的填寫情況，檢查公司負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人是否簽字并填寫日期。符合要求的，應(yīng)當(dāng)加蓋公章，兩頁以上的合同文本必須加蓋十字章。同時，印章管理員對合同文本交接進(jìn)行登記，注明合同名稱、份數(shù)、接收人、收件日期等原件，做好印章登記工作。需要集團(tuán)公司簽章的，由子公司辦公室送集團(tuán)公司蓋章。印章不符合要求的，印章管理人不得蓋章。

本合同至少一式四份，我方一式三份，經(jīng)辦部、財務(wù)部、辦公室各一份（總公司由法務(wù)部保管）。印章經(jīng)印章管理員蓋章后，直接留存一份作為辦公檔案，同時留存合同臺賬。

（2）合同編號

每份合同必須有編號，不得重復(fù)或省略。每份合同包括原始合同及其附件，以及合同文本的簽字記錄。部分履行合同的記錄與變更、終止合同的協(xié)議應(yīng)一并保存。

（三）合同臺賬

合同管理員每月月底建立公司合同簽訂記錄，并抄報集團(tuán)法務(wù)部備案。三是合同評審和會簽的責(zé)任，負(fù)責(zé)合同評審的部門和人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任，經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任和法律責(zé)任根據(jù)后果和責(zé)任大小而定，如果因玩忽職守或徇私舞弊而怠于審查，造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)當(dāng)簽訂不應(yīng)簽訂的合同。（1） 合同代理人的職責(zé)。有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照，記錄內(nèi)容與實際相符。

2。評審合同的標(biāo)的應(yīng)當(dāng)與當(dāng)事人的經(jīng)營范圍相適應(yīng)，涉及特許經(jīng)營許可的，應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的許可證、等級和資質(zhì)證書。委托代理人簽訂合同的，應(yīng)當(dāng)審核出具真實有效的法定代表人身份證明、委托書和代理人身份證明。

合同代理人負(fù)責(zé)收集對方的公司信息，如資質(zhì)證書、委托書和對方的承包商信息。同時，經(jīng)營者應(yīng)當(dāng)對其提供的信息的真實性負(fù)責(zé)。（2） 部門經(jīng)理和負(fù)責(zé)人的審核項目。合同合法性審查主體合法，合同當(dāng)事人有簽訂合同的權(quán)利和行為能力；內(nèi)容合法，合同當(dāng)事人的意思表示真實有效，不違法，不失公平；形式合法；簽訂程序合法。

2。合同的嚴(yán)格性：條款完整、完整；文字清晰、準(zhǔn)確；權(quán)利義務(wù)設(shè)定具體、準(zhǔn)確；相應(yīng)程序完備；相關(guān)附件齊全。

3。可行性：可靠的信用和履行合同的能力。4合同承諾書審核：承包人正確，符合規(guī)定程序，各審核部門審核意見完整，合同文本正確。

當(dāng)審計發(fā)現(xiàn)重大差錯、遺漏和不當(dāng)時，各審計部門應(yīng)在審計意見中明確提出修改意見。我公司簽訂對外合同時，一般由公司負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人簽字。但重大合同（如100萬以上的各類一般合同，必須由法定代表人簽署）必須由董事長書面授權(quán)的授權(quán)代理人或董事長本人簽署。（1） 如果一般國家或行業(yè)有示范文本，則應(yīng)優(yōu)先使用示范合同。但是，經(jīng)營者和法務(wù)部門在選擇時，應(yīng)重點審查涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款。

在很多情況下，合同的簽訂和與合同有關(guān)的通知都是與合同掛鉤的，所以合同是無效的我們需要仔細(xì)閱讀法律，對于上述問題，我們需要了解很多的注意事項，同時也需要很多的管理事項和相關(guān)的責(zé)任，所以希望大家多多關(guān)注可以仔細(xì)閱讀以上法霸網(wǎng)編輯為您在網(wǎng)上尋找知識，希望對您有所幫助！如果你有任何問題，請咨詢我們的律師。你知道嗎