通常情況下，招標人或因缺乏招標人面的專業技術力量或因其他原因不是自行組織招標，而是委托具有相應資質的招標代理機構代為招標。目前在我國，不同行業或部門都設有不同的招標代理機構。這些機構在招標活動中實際上是接受招標人的委托而以招標人的名義從事招標活動的招標代理人。招標代理人對招標工作實行全過程代理，在整個招標活動中，招標代理人負責招標工作的組織安排、招標文件的編制、與投標人的聯系、解答投標人提出的問題、發布通知和各種信息、組織現場考察和標前會議、向評標委員會報告、組織開標和評標等工作。招標代理人與招標人之間的關系是一種委托代理關系，在我國受《民法通則》、《合同法》及其他有關招標代理機構的規定所約束，招標代理人應在招標過程中根據招標人的指示，在招標人的授權范圍內負責招標的有關事宜，而招標代理人和招標人各自的權利義務以及代理人的權限范圍應當在招標工作開始之前由招標人與招標代理簽訂委托代理協議中加以確定。

招標文件大體上可以分為程序性文件和實體性文件。程序性文件為規范整個招標過程中的所有程序的基本文件，為招投標雙方應共同遵守，例如包括:投標人須知、評標標準和方法、開標和評標的日程安排、投標保證金的數額或其他形式的擔保、投標文件的編制要求等等;實體性文件，即定標后由招標人與中標人簽署的合同文件。它屬于招標文件的一部分，是供投標人了解項目履行中各方的權利和義務，并在準備投標書時根據合同規定的權利義務和風險分擔方式作出其投標的經濟測算。這些合同文件雖然只有在有關各方簽署(有些還需有關部門的批準)后方具有法律效力，但它隨招標文件一經發出即在招標過程中不得隨意更改。因執行招標文件中的程序性文件而發生爭議，自然會涉及到招標代理人的責任，因為這種爭議是發生在招標投標過程中的招標人與投標人之間的爭議。比如招標代理人沒有按照規定的程序招標，招標活動中沒有貫徹公開、公平、公正的原則等問題，對此，主管部門應視情節輕重，依有關法律規定予以處罰。但是對于招標文件中的實體性文件，即合同文件，最終是在定標后由招標人與中標人簽署的，其中規定的各方的權利義務則是在招標工作結束后，由簽署合同的招標人和中標人履行的。對于因合同的履行而發生的爭議，從法律上講，招標代理人是不承擔責任的，除非招標代理人與招標人、投標人之間對此有特殊約定。

為盡量避免招標人和招標代理人之間、招標人與投標人之間在履行招標文件過程中對風險及責任的劃分產生分歧，在實踐中應該注意兩個問題。

首先，招標人與招標代理人之間訂立詳細、明確的招標委托代理合同是非常重要的。招標委托協議中除了對委托內容及權限、招標項目的技術條件和商務條款詳細說明外，特別要把招標代理人與招標人之間就履行招標文件的風險和責任問題劃分清楚。

其次，作為招標代理人來說，應特別注意幫助招標人在合同文件中明確雙方(招標人與中標單位)之間的權利義務、風險分擔、違約責任以及糾紛解決方式等重要內容。為保證招標結束后項目有關合同的切實履行，在編制招標文件過程中，對于合同文件中涉及招投標雙方的權利義務等實質問題，應由招標人決策，因為招標代理人畢竟是在招標人的授權范圍內負責招標事宜。