《嘉興市檔案接收征集辦法》已經六屆市政府第70次常務會議審議通過，現予以發布，自2012年4月15日起施行。

　　市長：

　　二○一二年三月七日

　　嘉興市檔案接收征集辦法

　　第一章 總 則

　　第一條　為加強和規范檔案接收征集工作，有效保護和利用檔案，把綜合檔案館(以下簡稱檔案館)建設成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《浙江省國家檔案館管理辦法》等有關法律、法規的規定，結合本市實際，制定本辦法。

　　第二條　本辦法適用于市、縣(市、區)兩級檔案館接收范圍內的機關、團體、企事業單位及其他組織和有關個人。

　　第三條　檔案接收征集工作實行統一領導、分級管理的原則。各級檔案館應當全面收集檔案，反映歷史真實，維護檔案的完整、準確與安全，方便社會利用，推進館藏體系的內容更豐富，結構更合理，特色更鮮明。

　　第四條　各級檔案館應當建立接收征集、安全保存、科學管理、提供利用等各項規章制度。

　　第五條　縣級及以上人民政府應當加強對檔案工作的領導，協助解決檔案接收征集工作中的重大問題，并將所需經費列入同級財政預算予以保障。

　　第二章 接收范圍

　　第六條　接收下列單位于中華人民共和國成立后形成的保管期限為永久、長期及定期30年(含30年)以上的檔案：

　　(一)各級黨委、人大、政府、政協、紀委及其工作部門和直屬單位形成的檔案，各級政府直屬工作部門的派出機構、特設機構和其他機構形成的檔案;

　　(二)工會、團委、婦聯等群眾團體形成的檔案;

　　(三)本級與上級主管部門雙重領導或由上級主管部門垂直領導單位形成的反映本市工作的檔案;

　　(四)國有或國有控股企業(集團)形成的檔案，以及破產、轉制企業形成的對國家和社會有保存價值的檔案;

　　(五)院校、醫院、新聞媒體等單位中具有代表性的單位形成的檔案;

　　(六)具有重大影響的政治、經濟、社會、科技、文化、體育、旅游、公益等方面活動形成的檔案，或者在本行政區域內發生的重大事件形成的檔案;

　　(七)政府投資的重點建設項目、重大科學技術研究項目形成的檔案;

　　(八)嘉興籍或在嘉興工作、活動過的非嘉興籍著名人物的檔案;

　　(九)各專業主管部門(單位)形成的社會保障、勞動就業、醫療衛生、教育等涉及民生與公共利益的重要檔案;

　　(十)經協商同意，接收或代存同級民主黨派機構形成的檔案;

　　(十一)經協商同意，接收或代存非公有制經濟組織形成的檔案，及其他非國家所有但對國家和社會具有保存價值的檔案;

　　(十二)其他法律法規規定應當由各級檔案館接收征集的檔案。

　　第七條　接收中華人民共和國成立前形成的檔案范圍：

　　(一)本地區各個歷史時期形成的革命歷史檔案;

　　(二)本地區歷代舊政權機關形成的歷史檔案。

　　第八條 各級檔案館應當按照規定，編制《檔案館接收單位名冊》，建立科學的進館序列，并根據形勢變化及時進行調整。

　　第九條 重大活動檔案的接收范圍，按照《嘉興市重大活動檔案管理辦法》(市政府令第32號)規定，由同級檔案行政管理部門確定。

　　第十條 重點建設項目檔案接收范圍按照有關規定執行，各級檔案館根據所在區域重點建設項目建設情況，分期編制《重點建設項目檔案接收名冊》，確定具體接收單位。

　　第十一條 各級檔案館可結合實際情況，制定屬于接收范圍內的其他專項檔案接收名冊。

　　第三章 征集范圍

　　第十二條 征集黨和國家領導人以及省部級領導在本地區視察、工作期間形成的檔案范圍：

　　(一)歷屆、現任黨和國家領導人，省部級領導在本地區視察、參加慶典或其他重要公務活動期間形成的各種講話、題詞、照片、錄音、錄像等檔案材料。

　　(二)歷任、現任浙江省黨政軍領導在本地區工作活動中形成的各種信函、講話、題詞、照片、錄音、錄像等檔案材料。

　　第十三條　征集具有地方特色、民族特色、非物質文化及其他珍貴檔案資料的范圍：

　　(一)著名人士在本地區或者本地區著名人士在外地生活、工作活動中形成的具有歷史參考價值的各種信函、自傳、日記、回憶錄、通訊錄、演講稿、著作、研究成果、書畫作品、獲獎證書、照片、錄音、錄像等檔案材料。

　　(二)中華人民共和國成立前各種房地產契約、賣身契約、典當票據、家信、錢幣、縣志、年鑒等史料。

　　(三)本地區的名勝古跡、民情風俗、出土文物、民歌、民謠、傳說、奇聞軼事等材料。

　　(四)民間文學、傳統音樂、傳統舞蹈、傳統戲劇、曲藝、傳統體育、游藝、雜技、傳統醫藥。

　　第十四條　寄存和捐贈檔案的范圍：

　　(一)未列入檔案館接收名冊的單位或個人，因保管條件限制或其他原因要求寄存檔案的。

　　(二)個人保存的，愿意移交或無償捐贈給檔案館的各種珍貴檔案史料。

　　第四章 接收征集內容

　　第十五條 列入接收征集檔案內容包括：

　　(一)文書檔案、科技檔案、業務檔案等各種門類的檔案，紙質、聲像、實物和電子等各種載體形態的檔案，以及有助于了解或補充檔案內容的各種重要編研材料、書刊、資料等。

　　(二)進館單位編制的檢索工具以及用以說明檔案移交內容、移交情況的規定材料和圖表。

　　(三)其他法律法規規定的移交內容。

　　第五章 接收征集時間

　　第十六條 列入本辦法接收征集范圍的檔案，應在立檔單位保存滿10年后向同級檔案館移交，下列情況除外：

　　(一)已撤銷機構的檔案，自機構撤銷之日起3個月內向同級檔案館移交。

　　(二)重大活動檔案按照《嘉興市重大活動檔案管理辦法》的規定，在相關活動結束之日起4個月內向同級檔案館移交。列入《重點建設項目檔案接收名冊》的市、縣(市、區)政府投資的重點工程項目、重大科學技術研究項目檔案在項目竣工驗收后3個月內向同級檔案館移交。

　　(三)經市、縣(市、區)檔案行政管理部門審批同意，對單位保管條件不善的檔案可以提前接收進館;對專業性較強或需要保密及其他特殊原因不能按期移交的檔案，可以延長有關檔案的移交時間。

　　(四)對關系民生、社會各方面又急需廣泛利用的檔案，經同級檔案行政管理部門認定，可適當縮短進館年限。

　　(五)列入本辦法接收范圍的中華人民共和國成立前檔案，各進館單位必須及時與同級檔案館聯系，確定移交時間。

　　(六)法律法規對接收時間另有規定的，從其規定。

　　第六章 接收征集要求

　　第十七條　檔案的接收征集要求：

　　(一)進館檔案應保持全宗的完整性，各種門類和載體形式的檔案按照國家有關法規、規范、標準，及嘉興市各級檔案館接收檔案質量標準整理完畢。

　　(二)進館單位必須向各級檔案館移交檔案原件，本單位有利用需要的可以制作保留復制件或電子文件。

　　(三)進館單位應當根據國家檔案局及各部門、各系統制定的各類檔案保管期限規定，科學界定檔案保管期限。

　　(四)進館檔案的解密或密級調整，應當根據國家檔案局、國家保密局制定的《各級國家檔案館檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》執行。

　　(五)進館單位應當編制一式兩份符合要求的組織沿革、全宗介紹、分類方案，一份隨同檔案移交，一份進館單位留底。

　　(六)進館單位在移交紙質檔案的同時，移交相應的紙質案卷目錄一份、全引目錄一份(按照《歸檔文件整理規則》整理的文書檔案，移交相應的歸檔文件目錄兩套)，符合檔案館進館單位電子檔案接收要求的電子目錄一套。

　　(七)進館單位應當加強檔案信息化建設，加快傳統載體檔案資料數字化進程。尚未移交進館的重要傳統載體檔案，應當在移交進館前按照規定完成數字化轉換。進館單位具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，應當轉換為紙質、縮微膠片等載體同時歸檔和移交。

　　(八)檔案館和進館單位要加強檔案交接工作的安全管理和保密工作，采取切實有效的措施，確保檔案實體和信息的安全。

　　(九)進館單位應當加強本系統、本部門和本單位檔案移交工作的管理，健全工作制度，明確工作職責，規范工作流程，落實各項保障措施。

　　第七章 接收征集程序

　　第十八條 檔案的接收征集程序：

　　(一)檔案館根據有關規定，確定接收征集對象，編制接收征集名冊和接收征集計劃。

　　(二)檔案館向進館單位下發檔案進館通知和接收征集計劃。進館單位根據接收征集計劃安排的時間要求做好進館準備工作。

　　(三)檔案館組織人員實地檢查檔案。進館單位在檢查通過后向檔案館報送移交檔案目錄。不符合要求的，進館單位應當及時進行補充完善。

　　(四)進館單位在報送移交檔案目錄后，根據檔案館確定的具體移交時間，將檔案實體、檢索工具和電子目錄等移交進館。交接雙方根據移交目錄清點核對無誤后，填寫檔案交接文據，簽字蓋章。交接文據一式兩份，檔案館、移交單位各保存一份。

　　(五)需要提前或推遲移交進館的，進館單位應當向同級檔案行政管理部門提出書面申請，經檔案行政管理部門同意后變更進館期限。

　　第八章 獎勵和處罰

　　第十九條　非國家所有的反映本地區歷史和地方特色的珍貴檔案史料，鼓勵檔案資料所有人向檔案館捐贈;檔案館接受捐贈的，當地人民政府或者檔案行政管理部門應當給予獎勵，并頒發榮譽證書。

　　第二十條　對在檔案的征集、整理、保護和提供利用等方面作出特殊貢獻的單位和個人，當地人民政府或者檔案行政管理部門應當給予獎勵。

　　第二十一條　對違反檔案接收征集有關規定的單位和個人，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規給予相應的處罰。

　　第九章 附 則

　　第二十二條 本辦法由嘉興市檔案局負責解釋。

　　第二十三條 本辦法自2012年4月15日起施行。原《嘉興市檔案征集辦法》(嘉政發〔1999〕206號)同時廢止。