經(jīng)對申請人所提交的材料的審查，對符合規(guī)定辦證條件的，公證處應委派兩名以上公證人員(其中應至少有一名為公證員)參加整個招標投標活動，進行現(xiàn)場監(jiān)督。現(xiàn)場監(jiān)督是指公證人員親臨現(xiàn)場，對招標投標活動的招標、投標、開標、評標定標每個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，并予以證明的活動。在現(xiàn)場監(jiān)督階段，公證人員的主要任務是，監(jiān)督招標投標各個環(huán)節(jié)的活動按照國家有關(guān)規(guī)定和招標文件要求的時間、地點、程序、原則和方法進行;對其中違反規(guī)定的行為予以糾正;查驗有關(guān)人員的身份，審查投標方的投標資格;對招標投標過程中的主要環(huán)節(jié)和重要事項給予現(xiàn)場證明。根據(jù)招標投標活動各個階段的特點和內(nèi)容，公證員的現(xiàn)場監(jiān)督活動也要有所側(cè)重。

1?招標階段。公證人員應重點監(jiān)督招標單位的各項活動是否符合國家有關(guān)規(guī)定和招標投標活動的一般原則，并按照資格預審文件的要求對投標方進行資格預審，審查投標方所提交的有關(guān)證明材料是否齊備、真實，是否符合招標文件規(guī)定的手續(xù)。

2?投標階段。公證人員應檢查投標箱，并需同招標單位一起對該投標箱加封。在投標方投遞標書時，公證人員應查驗招標單位委派的接標人的身份和投遞標書人的身份，對投遞標書人所送標書的密封情況進行檢查，并做出記錄。如果標書是通過郵寄方式投送的，則應記錄收到標書的時間。監(jiān)督投標人將符合規(guī)定條件的標書投入投標箱。在投標時間截止時，公證人員應會同接標人一起將投標箱投標口密封并加貼封條。

3?開標階段。公證人員應監(jiān)督招標單位按照規(guī)定的時間、地點舉行開標會議。在開標會議中，公證人員應當查驗投標方代表的資格證件和身份證明，再次檢查投標箱的密封情況，監(jiān)督投標箱的啟封，檢查標書份數(shù)和密封情況，并宣布檢查結(jié)果。監(jiān)督標書啟封，驗明投標書是否有效，并宣布查驗結(jié)果。監(jiān)督唱標人唱標，發(fā)現(xiàn)不一致的，應予以糾正。在開標結(jié)束時，對符合規(guī)定的程序、方法、原則的開標活動，公證人員應當場宣讀開標公證詞。如在開標結(jié)束后不立即開始進行評標定標，公證人員應監(jiān)督招標單位將投標書重新密封，投入標箱，并將標箱密封。

根據(jù)我國有關(guān)招標投標的規(guī)定和招標投標活動的一般原則，投標方所投標書，如具有下列情況之一的，應屬無效：(1)投標方不具備投標資格;(2)投標書沒有報價;(3)投標書未密封;(4)投標書未加蓋單位公章及法定代表人未簽字;(5)投標書未按規(guī)定的格式、內(nèi)容和要求填寫;(6)投標書書寫潦草，字跡模糊不清難以辯認;(7)在一個招標項目中，投標方投報兩個或多個標書，或有兩個或多個報價，又未書面聲明哪一個有效;(8)其他不符合招標文件要求的情況。主要是未按招標文件的要求提交投標保函或擔保文件。

4?評標定標階段。公證人員應查驗評標組織成員的資格，核實其身份。對與投標方有利害關(guān)系的評標組織成員，應讓其回避。監(jiān)督標底的開啟，公布標底。監(jiān)督評標委員會按照招標文件規(guī)定的原則、標準、程序和方法進行評標、定標。檢查定標結(jié)果是否與評標定標記錄一致，并監(jiān)督評標委員會成員在評標定標記錄和定標決議上簽字。在評標定標活動結(jié)束時，對符合規(guī)定的程序、原則、方法的評標定標活動和定標結(jié)果，當場宣讀評標定標公證詞。現(xiàn)場監(jiān)督是整個招標投標公證活動中一項最主要、最復雜的工作內(nèi)容，其成敗、優(yōu)劣直接關(guān)系到公證工作在招標投標活動中作用的發(fā)揮，關(guān)系到招標投標活動能否按照公平競爭、擇優(yōu)中標的原則進行，也將影響到招標投標活動的成敗。因此，公證人員在現(xiàn)場監(jiān)督過種中，必須以高度負責的精神，嚴格執(zhí)行國家有關(guān)的法律、政策和

招標文件的規(guī)定，堅持公正的立場，認真做好每一項工作。同時，還應注意下列問題：

(1)公證人員參加招標投標活動是以國家公證人員的身份對招標投標活動進行監(jiān)督，是監(jiān)督者而不是招標投標活動的主持人，也不是招標投標活動的當事人。因此，公證人員必須切實把握住這個監(jiān)督者的身份，既不能越俎代皰，也不能撒手不管，當旁觀者，如公證人員必須出席評標定標會議，對評標定標活動進行監(jiān)督，但公證人員不能擔任評標委員會委員。

(2)公證人員必須始終參加招標投標活動的全過程，不能以各種理由不出席，而讓當事人代勞。實踐中，有的公證人員不親自到投標現(xiàn)場進行監(jiān)督，只是讓招標方作出接標記錄，然后對記錄進行審查，理由是有的投標活動延續(xù)時間太長，公證人員難以全部參加。這種作法是不妥的。招標投標活動是由招標、投標、開標、評標定標各個環(huán)節(jié)組成的整體，公證機關(guān)對招標投標進行公證，必須對每一個環(huán)節(jié)的活動進行審查、監(jiān)督，對前一個活動的審查、監(jiān)督是進行后一環(huán)節(jié)的審查、監(jiān)督的前提和基礎(chǔ)。只有經(jīng)過審查、監(jiān)督，確認了前一個環(huán)節(jié)的活動真實、合法，才能進行下一個環(huán)節(jié)的工作，否則，就無法保證整個招標投標活動的真實、合法，也就失去了公證的意義。如果原定的投標活動延續(xù)時間太長，公證處在受理該項招標投標公證申請后，可以向招標單位建議適當縮短投標期限，以利招標投標公證的進行。

(3)公證人員對整個現(xiàn)場監(jiān)督活動都應認真制作記錄，并存檔，特別是對現(xiàn)場監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題、提出的建議、當事人的解答、采取的措施、對投標箱、標書、投標方的資格審查的結(jié)果、發(fā)表的現(xiàn)場公證詞等更要做出完整、準確的記錄。這不僅是公證文書立卷歸檔的需要，也是日后發(fā)生疑問、糾紛時，分析問題、解決問題的重要憑證，切不可草率從事。

(4)公證人員應認真行使監(jiān)督職權(quán)，如發(fā)現(xiàn)招標投標活動中出現(xiàn)違反國家有關(guān)法律、政策或招標文件的行為時，應立即予以指出，令其糾正。對出現(xiàn)下列情況時，應終止現(xiàn)場監(jiān)督的公證活動：

①招標單位擅自變更原定的招標文件內(nèi)容，違背招標投標程序、原則或其他有關(guān)規(guī)定，經(jīng)指出拒不改正的;

②招標投標過程中出現(xiàn)舞弊行為，如招標單位搞假招標，或私下向某一投標方泄漏標底，意欲使其中標的。對投標方舞弊，如私下串通、哄抬標價，或?qū)φ袠藛挝恍匈V等，應取消舞弊的投標單位的投標或中標資格，但不終止公證活動。

③招標投標活動中出現(xiàn)國家有關(guān)規(guī)定或招標文件規(guī)定的招標投標活動無效的情況時，公證人員也應終止公證活動。如為了保證招標投標活動的競爭性，有的部門規(guī)定投標方不能少于三家，少于三家時，該次招標無效，重新組織招標。

公證人員決定終止公證活動，應將終止公證的決定和理由當場宣布。

終止公證，將導致該項招標活動的無效，直接涉及招標、投標雙方的權(quán)益。因此，公證人員對終止公證應格外慎重，嚴格掌握標準。否則，就可能造成難以彌補的損失和嚴重后果。