票據交易檔案的整理、歸檔原則為:票據交易檔案以年度劃分、各類票據交易檔案按類分別整理歸檔;票據買入交易檔案、票據賣出交易檔案和移存檔案按業務發生年度歸檔,逾期票據催收檔案和票據糾紛訴訟檔案按業務結清年度歸檔;票據交易檔案以單筆業務或訴訟案件為收集和整理歸檔單位。
二、票據交易檔案整理歸檔的具體辦法
1、票據買入交易紙質檔案歸檔
(1)銀行客戶經理辦理業務之前,分貼現和轉貼現業務分別在《批次號登記簿》登記領號,登記簿每年一冊。批次號的編寫規則為“機構代碼”+“業務種類”+“順序號”。業務種類分為“直”(貼現業務)和“轉”(轉貼現業務)。其中“轉”(轉貼現業務)包括:“轉XXXX”、“轉XXX逆”、“轉商XXX”、“轉商XXXX逆”,分別對應銀行承兌匯票轉貼現業務的買斷、逆回購和商業承兌匯票轉貼現的買斷、逆回購。順序號由“年度+流水號”組成。其中“年度”為公歷年度的后2位、“流水號”共4位,貼現和轉貼現分別按照年度流水號一次編排。批次號的編寫必須完整、準確、唯一。
(2)客戶經理整理票據買入交易資料。
(3)檔案管理員在買入交易完成后3個工作日內完成管理類資料的歸檔,并填寫《票據交易檔案歸檔保管清冊》
(4)各類票據買入交易檔案按照要求排列。貼現業務檔案按照“先管理類資料再要件類資料”的順序整理保存在“貼現審查報告”中。轉貼現業務檔案中的管理類資料保存在“貼現審查報告”文件夾中,跟單資料保存在檔案袋中,業務清單另外集中保存。
(5)“貼現審查報告”封面上的各要素必須填寫齊全、正確。業務清單上必須標注批次號。
(6)要件類資料的第一頁必須注明流水號,跟單資料的流水小號必須與該批次系統業務清單所列示內容一致。
2、票據轉賣交易紙質檔案的整理歸檔
(1)銀行客戶經理所搜集的票據賣出交易中形成的全部資料,在交易完成后的5個工作日內完成歸檔工作。
(2)檔案管理員填寫《票據交易檔案歸檔保管清冊》。
3、逾期票據催收檔案的整理歸檔
(1)檔案管理員在逾期票據催收完成后是5個工作日內完成歸檔工作,并填寫《逾期票據催收檔案歸檔保管清冊》。
(2)逾期票據催收檔案的歸檔號編寫規則為“結清年度”+“順序號”。“順序號”以每筆催收業務結清時間流水編寫。
4、票據糾紛訴訟檔案的整理歸檔
(1)檔案管理員在票據糾紛訴訟結案后的15個工作日內完成歸檔工作,并填寫《票據糾紛訴訟檔案歸檔保管清冊》。
(2)逾期票據糾紛訴訟檔案的歸檔號編寫規則為“結清年度”+“順序號”。“順序號”以每個訴訟案件結清時間流水編寫。
5、綜合類檔案的整理歸檔
(1)各相關業務部門在有關業務完成的5個工作日內完成綜合類檔案的整理并交檔案管理員簽收、歸檔。《檔案移交簽收登記簿》每年一冊。
(2)檔案管理員對收到的綜合類檔案歸檔保管,并填寫《綜合類檔案歸檔保管清冊》。
綜合類檔案的歸檔號的編寫規則為“文件形成年度”+“順序號”。順序號按接收到檔案時間流水編寫。
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