各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：

　　為確保國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)發(fā)〔2000〕23號(hào)）的貫徹施行，現(xiàn)就所涉及的幾個(gè)具體問(wèn)題提出如下處理意見(jiàn)：

　　1．關(guān)于“意見(jiàn)”文種的使用。“意見(jiàn)”可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理。所提意見(jiàn)如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)決定。上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的“意見(jiàn)”作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行；無(wú)明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。作為平行文，提出的意見(jiàn)供對(duì)方參考。

　　2．關(guān)于“函”的效力。“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法定效力。

　　3．關(guān)于“命令”、“決定”和“通報(bào)”三個(gè)文種用于獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)如何區(qū)分的問(wèn)題。各級(jí)行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)依據(jù)法律的規(guī)定和職權(quán)，根據(jù)獎(jiǎng)勵(lì)的性質(zhì)、種類、級(jí)別、公示范圍等具體情況，選擇使用相應(yīng)的文種。

　　4．關(guān)于部門及其內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)行文問(wèn)題。政府各部門（包括議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)）除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文；如需行文，應(yīng)報(bào)請(qǐng)本級(jí)政府批轉(zhuǎn)或由本級(jí)政府辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)。因特殊情況確需向下一級(jí)政府正式行文的，應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)本級(jí)政府批準(zhǔn)，并在文中注明經(jīng)政府同意。

　　部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外，不得對(duì)外正式行文的含義是：部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得向本部門機(jī)關(guān)以外的其他機(jī)關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代替部門審批下達(dá)應(yīng)當(dāng)由部門審批下達(dá)的事項(xiàng)；與相應(yīng)的其他機(jī)關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系確需行文時(shí)，只能以函的形式行文。

　　“函的形式”是指公文格式中區(qū)別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應(yīng)注意選擇使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。

　　5．關(guān)于聯(lián)合行文時(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序和發(fā)文字號(hào)。行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。行政機(jī)關(guān)與同級(jí)或相應(yīng)的黨的機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。

　　行政機(jī)關(guān)之間聯(lián)合行文，標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)；與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合行文原則上應(yīng)使用排列在前機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

　　6．關(guān)于聯(lián)合行文的會(huì)簽。聯(lián)合行文一般由主辦機(jī)關(guān)首先簽署意見(jiàn)，協(xié)辦單位依次會(huì)簽。一般不使用復(fù)印件會(huì)簽。

　　7．關(guān)于聯(lián)合行文的用印。行政機(jī)關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡(jiǎn)化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可。

　　8．關(guān)于保密期限的標(biāo)注問(wèn)題。涉及國(guó)家秘密的公文如有具體保密期限應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)注，否則按照《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》（國(guó)家保密局1990年第2號(hào)令）第九條執(zhí)行，即“凡未標(biāo)明或者未通知保密期限的國(guó)家秘密事項(xiàng)，其保密期限按照絕密級(jí)事項(xiàng)三十年、機(jī)密級(jí)事項(xiàng)二十年、秘密級(jí)事項(xiàng)十年認(rèn)定。”

　　9．關(guān)于“附注”的位置。“附注”的位置在成文日期和印章之下，版記之上。

　　10．關(guān)于“主要負(fù)責(zé)人”的含義。“主要負(fù)責(zé)人”指各級(jí)行政機(jī)關(guān)的正職或主持工作的負(fù)責(zé)人。

　　11．關(guān)于公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型問(wèn)題。各省（區(qū)、市）人民政府和國(guó)務(wù)院各部門已做好準(zhǔn)備的，公文用紙可于2001年1月1日起采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型；尚未做好準(zhǔn)備的，要積極創(chuàng)造條件盡快采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。省級(jí)以下人民政府及其所屬機(jī)關(guān)和國(guó)務(wù)院各部門所屬單位何時(shí)采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，由各省（區(qū)、市）人民政府和國(guó)務(wù)院各部門自行確定。