企業法律風險如何管控
企業內部控制和風險管理的一個很重要的方面就是印章管理。企業法律風險管控從公章開始,圍繞公章要進行書面化、流程化、執行化的管理。同樣圍繞公司人、財、物幾個核心的管理,同樣也要進行書面化、流程化、執行化的管理,以進行有效地風險管控。
(一)流程化
要建立公章管理的流程管理制度,這是防范法律風險的根本保證。用章申請人,需經過主管公章領導批準,憑借主管領導的簽字到公章保管人處蓋章,公章保管人,要審查主管領導簽字的真實性,以及領導簽字同意蓋章的文件,與用章申請人提交的文件是否一致等細節,才可在文件上簽字。本案喬某拿到蓋有公章的空白協議書,可能就是公章保管人,因喬某經常用印章,未認真審核領導簽字同意蓋章的文件與用章申請人提交蓋章的文件是否一致所造成的。
公章管理的流程化管理還包括公章的保管、使用、移交、收繳、銷毀等各個環節,公章法律風險的管控,要從上述的環節查找風險點并嚴加防范,并特別注意風險高發環節:如公章外借、隨意擺放、空白協議書上蓋章等違規操作都是風險隱患,都有可能給伺機作案人員以可乘之機。
(二)書面化
打官司,其實就是打證據,證據就是做事情留下來的痕跡,做事情留下痕跡的最好途徑就是書面化。公章管理書面化主要就包括如下幾個方面:
蓋章應留備份,最好留原件,沒有條件時也要留存復印件。
設立公章使用登記簿,詳細登記用印日期、事由數量、承辦人、批準人等事項,并作為永久檔案進行保管。
(二)執行化
再好的書面文件、流程,都需要執行,而本案該公司也有文件、流程、規范、但是仍然發生了公章管理不善引發的訴訟,歸其原因,系未得到較好的執行。因此對于公章或者其他文件,均需好好的執行。執行力等于結果。
在公章的執行化上,盡量選擇人品可靠又有法律素養的人保管印章。法律風險實際上就是人的風險,因此應選擇人品可靠、責任心強的人員管理公章。蓋章的操作流程和蓋章的文件,是否有法律風險,有法律素養的人,能較敏感準確的判斷,保管印章的人具有法律意識,也是公章風險管控的要求。
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