山西省重大活動檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了規(guī)范重大活動檔案管理工作，確保重大活動檔案的齊全、完整、真實和安全，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《山西省檔案管理條例》等法律法規(guī)，結合本省實際，制定本辦法。

第二條本省重大活動檔案的形成、歸檔、收集、整理、移交、接收、保管和利用等工作適用本辦法。

第三條本辦法所稱重大活動，是指本省各級機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他社會組織在省內外、境外組織舉辦的涉及政治、經(jīng)濟、科學、文化、教育、衛(wèi)生、體育、外事、宗教等方面具有一定行業(yè)性、地方特色、國家意義或者國際影響的會議、節(jié)慶、會展等大型活動;突發(fā)事件的應對處置活動;關系改革、發(fā)展、民生等專項或者綜合性的工作活動。

本辦法所稱重大活動檔案，是指在上述重大活動過程中形成的具有保存利用價值，經(jīng)過歸檔處理的文字、圖表、音像、數(shù)據(jù)、實物以及其他形式的原始記錄。

第四條重大活動檔案工作遵循統(tǒng)一領導、分級負責、完整歸檔、系統(tǒng)整理、集中管理、有效利用的工作原則。

第五條凡屬重大活動中形成的文件材料，應當歸檔保存，任何組織和個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔;未列入歸檔范圍的文件材料，應當編制文件銷毀清冊，經(jīng)單位主要負責人審批后方可銷毀。

第六條凡屬重大活動中形成的涉密文件，應當依法加強安全管理，未經(jīng)解密，不得進行寄存托管、檔案整理業(yè)務外包和數(shù)字化加工。

第七條縣級以上人民政府應當加強對重大活動檔案工作的領導，建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制，協(xié)調解決本行政區(qū)域內重大活動檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，保障重大活動檔案管理工作所需經(jīng)費。

縣級以上人民政府應當對重大活動檔案管理方面做出突出貢獻的單位和個人予以表彰獎勵，對重大活動檔案捐贈者給予一定的經(jīng)濟補償。

第八條參與重大活動的工作人員要做好文件材料的形成和積累工作，依法保守國家秘密;參與重大活動檔案管理的工作人員，應當具備檔案管理專業(yè)知識和業(yè)務技能，履行職責，恪守職業(yè)道德。

第二章主辦單位職責

第九條主辦單位負責重大活動過程中檔案的形成、歸檔、收集、整理、保管、利用和移交工作。

縣級以上人民政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位或者承辦單位履行前款規(guī)定的職責。

第十條主辦單位應當將檔案管理納入重大活動管理范疇，成立專門的檔案管理機構，明確重大活動檔案管理的責任部門和責任人，保障重大活動檔案工作經(jīng)費。

單位獨立舉辦的非周期性的重大活動，或者聯(lián)合其他單位舉辦的重大活動，應當將同級檔案行政管理部門納入重大活動檔案管理機構，并在重大活動確定后20個工作日內書面告知。

第十一條主辦單位制發(fā)的重大活動實施方案、應急預案和項目計劃任務書，應當明確重大活動檔案管理機構的職責范圍和目標任務。

第十二條主辦單位應當按照國家有關規(guī)定建立重大活動檔案形成責任制，利用現(xiàn)代化的技術、手段，開展重大活動重要片段采集和全程記錄工作，編制和實施各類文件材料歸檔范圍和保管期限表。

第十三條主辦單位應當對參與重大活動的工作人員進行培訓，提高重大活動檔案管理效率和質量。

第十四條單位獨立舉辦重大活動的，應當將本單位所有參與部門、工作人員形成的文件材料收集齊全，科學整理;其檔案歸入本單位檔案全宗，另設類目妥善保管;編制專題目錄、概要，開展檔案信息化建設，發(fā)揮重大活動檔案的現(xiàn)實效用;保管期滿后按規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交，保管條件不具備可能導致檔案不安全或者損毀的，可以提前向同級國家綜合檔案館移交。

第十五條兩個以上單位不分主次、聯(lián)合舉辦的重大活動，相關單位應當將重大活動中各自形成的文件材料收集齊全，系統(tǒng)整理，活動結束后6個月內各自向同級國家綜合檔案館移交，特殊情況需要延期移交的，須經(jīng)同級國家綜合檔案館同意，并向其報送重大活動檔案目錄。

第十六條兩個以上單位分主次、共同舉辦的重大活動，主辦單位應當將重大活動中所有參與單位、工作人員形成的文件材料收集齊全，統(tǒng)一整理，活動結束后6個月內，由主辦單位向同級國家綜合檔案館移交，特殊情況需要延期移交的，按本辦法第十五條辦理。

第十七條臨時機構舉辦的重大活動，應當邀請同級檔案行政管理部門參加，直接負責重大活動文件材料的管理工作，活動結束后1個月內向同級國家綜合檔案館移交。

第三章協(xié)辦單位職責

第十八條協(xié)辦單位應當成立專門機構或者指定專人負責重大活動所承擔項目中形成的各類文件材料的歸檔、移交工作。

第十九條協(xié)辦單位應當參加主辦單位組織的檔案專業(yè)培訓和檔案協(xié)調工作，按照檔案專業(yè)要求，妥善管理活動期間所形成的文件材料。

第二十條協(xié)辦單位應

當在活動結束后10個工作日內，將列入重大活動文件材料歸檔范圍的各種原始記錄向主辦單位移交。

第四章檔案部門職責

第二十一條縣級以上人民政府檔案行政管理部門負責監(jiān)督、檢查、指導本行政區(qū)域內重大活動檔案管理工作。

第二十二條縣級以上人民政府檔案行政管理部門接到主辦單位邀請參加重大活動檔案管理工作的通知后，應當及時委派專業(yè)人員提前介入，協(xié)助主辦單位進行檔案專業(yè)培訓，制定重大活動檔案管理工作方案，確定重大活動文件材料歸檔范圍。

第二十三條縣級以上人民政府檔案行政管理部門參與的重大活動，可以采用錄音、攝影、攝像等技術手段直接采集、記錄重大活動。活動結束后5個工作日內將采集、記錄的信息移交主辦單位統(tǒng)一歸檔整理。

第二十四條國家綜合檔案館應當建立重大活動檔案征集制度，采取收購、征購、合作開發(fā)等方式征集重大活動檔案。

第二十五條檔案行政管理部門應當鼓勵個人、社會組織向國家綜合檔案館捐贈、寄存重大活動檔案，對捐贈、寄存檔案的保管和利用，按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條國家綜合檔案館對移交進館的重大活動檔案，應當設立專門全宗，科學管理，進行縮微處理和數(shù)字化加工等，實施異質異地備份。

第二十七條國家綜合檔案館應當加強重大活動檔案的開發(fā)利用工作，建立現(xiàn)代化的檢索系統(tǒng)和信息共享平臺，通過展覽陳列、匯編史料等形式，依法向社會公布不涉密和非控制使用的重大活動檔案信息，滿足社會利用需求。

提供社會利用的重大活動檔案，應當提供復制件或者數(shù)字副本，附有檔案館印章標記或者法定代表人簽名的，具有與檔案原件同等效力。

第五章法律責任

第二十八條違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正，逾期未改正的給予通報批評，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員，由其所在部門、上級主管部門依法給予處分;造成檔案損失的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門責令賠償損失;構成犯罪的，依法追究刑事責任：

(一)未按規(guī)定開展重大活動檔案管理工作的;

(二)拒絕檔案行政管理部門參與重大活動工作機構的;

(三)將屬于重大活動歸檔范圍的文件材料據(jù)為己有、拒絕移交、移交不完整、擅自銷毀的;

(四)未按規(guī)定對涉密文件進行安全管理的;

(五)未按規(guī)定收集、整理、保管重大活動檔案的;

(六)未對重大活動形成的各種門類、載體檔案進行集中統(tǒng)一管理的;

(七)未按規(guī)定向國家綜合檔案館移交重大活動檔案或者檔案移交不完整的;

(八)未按規(guī)定報送重大活動檔案目錄的;

(九)未按規(guī)定對重大活動檔案管理工作進行監(jiān)督、指導的;

(十)拒絕接收重大活動檔案的;

(十一)擅自將未經(jīng)開放鑒定的重大活動檔案復制、提供、公布的;

(十二)涂改、偽造、抽換、損毀、丟失重大活動檔案的;

(十三)擅自將重大活動檔案出賣、轉讓、交換、贈送給各級國家檔案館以外的組織和個人，或者私自攜運、郵寄出國出境的;

(十四)違反重大活動檔案管理的其他行為。

第二十九條檔案工作人員在重大活動檔案管理工作中濫用職權、徇私舞弊、玩忽職守、失密泄密的，由其所在單位或者有關行政管理部門依法給予行政處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第六章附則

第三十條本辦法所稱重大活動文件材料，是指重大活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

本辦法所稱重大活動主辦單位，是指重大活動項目的召集、組織、策劃者。

本辦法所稱重大活動執(zhí)行單位或者承辦單位，是指受重大活動主辦單位委托具體執(zhí)行或者承辦重大活動項目的實施者。

本辦法所稱重大活動協(xié)辦單位，是指重大活動項目某一方面工作的協(xié)作者或者合作者。

本辦法所稱臨時機構，是指不在正式編制序列，存在時間短暫、沒有設立檔案工作機構或者配備檔案工作人員的非常設機構。

第三十一條本省公民舉辦重大活動形成的檔案，其管理可以參照本辦法執(zhí)行。

第三十二條本辦法自2016年10月20日起施行。