第一章　總則

　　第一條　為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要，規(guī)范檔案管理軟件的開發(fā)研制和安裝使用，提高計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用，制定本規(guī)定。

　　第二條　本規(guī)定所稱的檔案管理軟件，是指各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和各級(jí)各類檔案館用于對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的各種類型的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

　　第三條　檔案管理軟件的研制開發(fā)和安裝使用，應(yīng)遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，既要滿足當(dāng)前工作的需要，又要兼顧將來技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)。

　　第二章　基本要求

　　第四條　檔案管理軟件應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。

　　第五條　檔案管理軟件的開發(fā)研制與功能設(shè)計(jì)必須符合國家有關(guān)檔案工作和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

　　第六條　檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須具有嚴(yán)格的安全保密機(jī)制。

　　第七條　檔案管理軟件應(yīng)具有良好的實(shí)用性、兼容性及可擴(kuò)展性，并做到界面友好，用語規(guī)范，操作簡單，使用方便。

　　第八條　檔案管理軟件應(yīng)具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)獨(dú)立性，確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效利用。

　　第九條　檔案管理軟件應(yīng)配有完備的安裝與使用技術(shù)資料，主要包括：用戶手冊(cè)、系統(tǒng)管理員手冊(cè)、數(shù)據(jù)實(shí)體關(guān)聯(lián)圖等。

　　第三章　數(shù)據(jù)管理功能

　　第十條　數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備對(duì)各類檔案目錄及原文信息進(jìn)行管理的功能，主要包括：數(shù)據(jù)庫的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲(chǔ)、修改、刪除等內(nèi)容。

　　第十一條　數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇應(yīng)充分考慮用戶所需的數(shù)據(jù)容量；數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)符合檢索優(yōu)先的原則，能夠以DBF文件格式或通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，并具備安全、合理、靈活等特性。

　　第十二條　數(shù)據(jù)項(xiàng)的設(shè)置應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》（DA／T18一1999）的規(guī)定。

　　第十三條　系統(tǒng)應(yīng)提供鍵盤錄入、文件掃描和直接接收電子文件等多種檔案數(shù)據(jù)輸入方式。

　　具有文檔一體化功能的檔案管理軟件，應(yīng)能保證系統(tǒng)內(nèi)文件處理部分錄入的數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的格式完全一致，并能根據(jù)歸檔標(biāo)識(shí)實(shí)現(xiàn)歸檔文件的有效遷移。

　　具有圖紙管理功能的檔案管理軟件，其錄入圖紙的幅面（如A0）與精度（如200dpi）應(yīng)滿足用戶的應(yīng)用要求。

　　第十四條　各種不同類型的檔案數(shù)據(jù)，其文件格式均應(yīng)盡量采用通用文件格式。

　　本規(guī)定推薦的通用文件格式為：文字型數(shù)據(jù)采用XML文檔和RTF、TXT格式；掃描圖象數(shù)據(jù)采用JPEG、TIFF格式；視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、AVI格式；音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式。確需采用專用（非通用）格式的，應(yīng)能根據(jù)需要按要求實(shí)現(xiàn)與通用格式之間的轉(zhuǎn)換。

　　第十五條　整理編目模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設(shè)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號(hào)的自動(dòng)標(biāo)引功能。

　　第十六條　整理編目模塊應(yīng)能滿足下列主要要求：

　　（一）能為用戶自行設(shè)置實(shí)體分類方案預(yù)留空間，并能滿足自動(dòng)按照分類類目進(jìn)行分類和排序；

　　（二）能自動(dòng)生成檔案管理所需各種排列序號(hào)，并能由用戶自主修改和重排序，保存時(shí)有防重號(hào)校驗(yàn)功能；

　　（三）能自動(dòng)生成符合檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的各類目錄和備考表等；

　　（四）具備功能齊全的統(tǒng)計(jì)功能，并能生成相應(yīng)報(bào)表；

　　（五）具備完備的打印輸出功能，能打印輸出各類目錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、備考表等。

　　第五章　檢索查詢功能

　　第十七條　檢索查詢模塊應(yīng)具備對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。

　　第十八條　檢索查詢模塊中必須設(shè)置題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、主題詞、分類號(hào)等檢索項(xiàng)。根據(jù)用戶需求，還可設(shè)置文件編號(hào)、檔號(hào)等輔助檢索項(xiàng)。

　　第十九條　檢索查詢模塊應(yīng)能滿足下列主要要求：

　　（一）能根據(jù)檢索項(xiàng)提供多條件組合查詢，并能對(duì)常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對(duì)查全率、查準(zhǔn)率的要求。

　　（二）能根據(jù)用戶需要設(shè)置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能；

　　（三）能對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印或選擇輸出等技術(shù)處理。

　　第二十條　借閱管理功能應(yīng)包括對(duì)利用者以及利用的目的、時(shí)間、內(nèi)容、效果等信息的記錄、分析、統(tǒng)計(jì)以及檔案催退、續(xù)借、退還等功能。

　　第六章　輔助實(shí)體管理功能

　　第二十一條　輔助實(shí)體管理模塊應(yīng)具備對(duì)檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級(jí)變更等進(jìn)行相應(yīng)管理的功能。

　　第二十二條　輔助實(shí)體管理模塊應(yīng)能滿足下列主要要求：

　　（一）對(duì)征集、接收、移交檔案的時(shí)間、來源、交接人、數(shù)量、種類、載體等進(jìn)行管理；

　　（二）對(duì)檔案劃控、保管期限變更、密級(jí)變更、鑒定銷毀等進(jìn)行管理。

　　第七章　安全保密功能

　　第二十三條　檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須符合《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》（國保發(fā)[1998）1號(hào)）的各項(xiàng)要求，具備系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)保護(hù)和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控管理等基本功能，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

　　第二十四條　系統(tǒng)訪問控制，必須能實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的權(quán)限控制，并具有防止越權(quán)操作的技術(shù)措施。

　　第二十五條　數(shù)據(jù)保護(hù)，必須保證系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、處理、傳遞、使用和銷毀按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行，并在各項(xiàng)操作中有相應(yīng)的密級(jí)識(shí)別。涉密系統(tǒng)還應(yīng)有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密措施。

　　第二十六條　系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，必須能對(duì)系統(tǒng)中各種操作實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的監(jiān)控并加以記錄。

　　第八章　系統(tǒng)維護(hù)功能

　　第二十七條　系統(tǒng)維護(hù)模塊應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)等基本功能。

　　第二十八條　用戶權(quán)限管理應(yīng)包括系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作的權(quán)限管理。系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)所有上機(jī)操作人員自動(dòng)判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄。

　　第二十九條　系統(tǒng)日志管理應(yīng)提供獨(dú)立于操作系統(tǒng)的電子文件、檔案查詢?nèi)罩居涗浌δ埽ㄉ蠙C(jī)人姓名、訪問時(shí)間（年月日時(shí)分）、所用微機(jī)編號(hào)、查詢內(nèi)容、利用方式（閱讀、修改、拷貝、打印），并提供詳情查詢功能。日志文件保存時(shí)間應(yīng)不少于兩個(gè)月，需長期保存的日志文件應(yīng)可自動(dòng)轉(zhuǎn)存?zhèn)浞荨?/p>

　　第三十條　系統(tǒng)維護(hù)模塊在提供數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)處理功能的同時(shí)，還應(yīng)能對(duì)檔案數(shù)據(jù)某些代碼表提供方便的維護(hù)。

　　第九章　附則

　　第三十一條　各使用單位可根據(jù)實(shí)際工作需要，在檔案管理軟件設(shè)計(jì)和使用過程中分階段實(shí)現(xiàn)本規(guī)定所要求的各種功能，但必須留有相應(yīng)的拓展接口。

　　第三十二條　各省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門應(yīng)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)檔案管理軟件的開發(fā)、鑒定和使用加強(qiáng)監(jiān)督與指導(dǎo)。

　　第三十三條　本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十四條　本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。