一、往來條據(jù)的種類、特點、使用范圍和書寫規(guī)范

(一)借條

借條又稱借據(jù)、借款據(jù)或者借款憑證。借條是確認(rèn)雙方借貸關(guān)系成立的原始憑證。除支付報銷款項、支付無需歸還的款項和確認(rèn)以往債務(wù)外，其他款項支付皆可以用借條。在會計實踐中，款項付出時如當(dāng)時難于確定其使用性質(zhì)，會計人員應(yīng)堅持要求收款人出具借條。收款人使用白紙書寫借條時，“標(biāo)題”可直接寫“借條”，“借據(jù)”或“今借到”。

(二)領(lǐng)條

領(lǐng)條是確認(rèn)應(yīng)領(lǐng)款項(或物資，下同)已實際領(lǐng)取的原始憑證。通常情況下，領(lǐng)條表示兩重含義：一是應(yīng)領(lǐng)款項已收到;二是所領(lǐng)款項屬于收款人應(yīng)得，無需歸還。因此，會計處理上，領(lǐng)條或用于報銷。或用于沖銷往來或代辦收付。

領(lǐng)條也有兩種形式，一是以白紙由收款人直接書寫或單獨出具：二是印制有固定格式的原始憑證，付款時由收款人簽字領(lǐng)取。后一種多為多人式的，而且不一定使用“領(lǐng)條”這一名稱，職工工資表、取暖費發(fā)放表等均屬這類領(lǐng)條。以自紙直接書寫領(lǐng)條時，通常標(biāo)題為“領(lǐng)條”、“今領(lǐng)到”。而且必須在領(lǐng)條正文寫明領(lǐng)款原因。

實踐中，業(yè)務(wù)人員還可能從出納員處領(lǐng)取已蓋印章的空白轉(zhuǎn)賬支票、填有數(shù)額的銀行匯票等。其實質(zhì)屬借，但習(xí)慣上往往出具領(lǐng)條或收條。

(三)收條

收條是在不宜使用借條、領(lǐng)條的情況下，收款方出具的確認(rèn)已收到款項的原始憑證。收條一般用于預(yù)收賬款、接受投資、接受捐贈這類收款，以及用于收到不退還原借條、原欠條的還款。會計實踐中，收到委托人轉(zhuǎn)交或代為返還的款項、受托代保管款項，以及非現(xiàn)金票據(jù)或?qū)嵨锝邮眨捕嗍褂檬諚l表示收訖。

收條與借條比較，不一定需要歸還，如收到還款的收條;收條與領(lǐng)條比較，又不一定不要歸還，形成借貸關(guān)系的收條有之，如收到預(yù)收賬款的收條。據(jù)此，收條的性質(zhì)介于借條和領(lǐng)條之間，收款性質(zhì)具有較大的不確定|生，所以使用收條時應(yīng)特別審真。寫收條時，除“標(biāo)題”的“收條”或“今收到”外。應(yīng)在收條的正文部分寫明款項收受的性質(zhì)或緣由，否則，一，旦發(fā)生糾紛，持據(jù)人與出據(jù)人分別作出不同解釋，第三方將很難作出裁判。

(四)收款收據(jù)

收款收據(jù)是印有固定格式的用以確認(rèn)應(yīng)領(lǐng)、應(yīng)收或借入款項已經(jīng)收到的原始憑證。諸多種類條據(jù)中，收款收據(jù)現(xiàn)時使用最多，包含業(yè)務(wù)內(nèi)容最廣泛，因使用不當(dāng)而引發(fā)的糾紛也最多。收款收據(jù)被應(yīng)用于借、領(lǐng)、收、欠以及銷售等各方面業(yè)務(wù)事項。但根據(jù)收款收據(jù)持據(jù)方可否憑據(jù)報銷這一特點進行分類，收款收據(jù)可分為往來性收據(jù)與發(fā)票性收據(jù)兩大類。在目前，我國規(guī)定發(fā)票性收據(jù)只限用于規(guī)費|生收款和非營利性行政事業(yè)單位代辦費收款。

會計人員在出具或受理收款收據(jù)時，必須注意如下事項：(1)應(yīng)嚴(yán)格劃清往來性收據(jù)與發(fā)票性收據(jù)的界限。凡屬往來性收據(jù)性質(zhì)的，均不得記入成本費用;凡屬發(fā)票性收據(jù)眭質(zhì)，除單位內(nèi)部費用收付外。所用收據(jù)均必須套印主管財政機關(guān)的監(jiān)制章，否則不得作為發(fā)票性收據(jù)使用或收受，違者。稅務(wù)機關(guān)將不給在稅前扣除甚至處以補稅罰款。(2)應(yīng)規(guī)范填寫收據(jù)事由。嚴(yán)格意義上的‘收款收據(jù)應(yīng)屬于收條，但鑒于用收款收據(jù)代替借條、領(lǐng)條甚至代替欠條在社會上已成慣例，所以使用者只能在收款事由上加以區(qū)別。填寫收款事由時，應(yīng)盡可能做到用語準(zhǔn)確、詳略適當(dāng)，讓使用者一看便能認(rèn)定屬于借、領(lǐng)、收、欠的具體J陛質(zhì);作為持據(jù)方，除審查收據(jù)的各要素項目外，應(yīng)重點審查收款事由書寫是否恰當(dāng)，會不會在日后產(chǎn)生歧義而發(fā)生糾紛。如果事由書寫不當(dāng)，應(yīng)拒絕收受。提請出據(jù)方重開。

(五)欠條

欠條是指債務(wù)方出具給債權(quán)方確認(rèn)應(yīng)償還但尚未償還款項數(shù)額的書面證據(jù)。因此在條據(jù)大類中，欠條性質(zhì)特別，它只是體現(xiàn)對已存在的債權(quán)、債務(wù)關(guān)系進行確認(rèn)，并不因之導(dǎo)致款項的立即收付。

欠條與借條有相同之處，即兩者都可以確認(rèn)借貸關(guān)系的成立，如憑一張借條或憑一張欠條都可以要求債務(wù)人還款。但欠條與借條比較，欠條則具有借條所不具有的“累積性”、“排他性”的特點。用會計賬務(wù)作比喻，借條相當(dāng)于賬務(wù)記錄的發(fā)生額，在債權(quán)人存有債務(wù)人出具的幾張借條的情況下，如果債務(wù)人沒有債權(quán)人出具的還款收據(jù)或收條，應(yīng)以幾張借條金額的合計數(shù)作為債務(wù)金額處理。而債權(quán)人持有債務(wù)人出具的幾張欠條時，如果債權(quán)人在最后一張欠條的日期以后沒有向債務(wù)人出具還款收據(jù)或收條，則應(yīng)以最后出具的一張欠條的金額作為債務(wù)金額處理，其他欠條或在最后一張欠條以前的還款收據(jù)或收條，都不再作為確認(rèn)雙方債權(quán)、債務(wù)關(guān)系的依據(jù)。當(dāng)然，上述欠條或借條上如果特別注明其他內(nèi)容或欠條上均附有往來清單的，則還需結(jié)合附注或清單的內(nèi)容確認(rèn)債務(wù)金額。

(六)送貨單

與以上幾種往來條據(jù)不同，送貨單與會計人員特別是出納人員的關(guān)系，不如以上幾種條據(jù)密切，但送貨單作為往來條據(jù)的作用不低于以上幾種條據(jù)。貨款清收糾紛中，不少供貨單位因為未出具送貨單，或者送貨單沒有收貨單位經(jīng)辦人簽字也沒有收貨單位蓋公章(倉庫章、業(yè)務(wù)章)。使得本單位在爭議中處于十分不利地位，甚至輸?shù)粽麄€官司。因此，企業(yè)銷售過程中，凡不屬于現(xiàn)金買賣，比如先供貨、后收款，或者先收款(預(yù)收)、后交貨，交貨時都必須出具送貨單并要求收貨方簽字或蓋章。

如果是賄貨方來人提貨，則將“送貨單”改為“收貨單”;如果是代辦托運(發(fā)貨制)，將受托方簽字蓋章的托運單代替送貨單。

此外。還有一些文字或簽字并不獨立成為條據(jù)，但與有關(guān)內(nèi)容結(jié)合則起到條據(jù)的作用，比如本文以下介紹的在發(fā)票或其他有關(guān)原始憑證上加注簽名，均屬廣義的條據(jù)范圍。

二、條據(jù)的蓋章與簽字

按照規(guī)定，從外單位取得的條據(jù)(原始憑證)，必須蓋有出具單位的公章，從個人取得的條據(jù)，必須有收款人(或代收款人，下同)的簽名或蓋章，否則，不得付款。對于單位與內(nèi)部職能部門或分支機構(gòu)之間，或這些部門之間的往來條據(jù)也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。

為防范經(jīng)濟糾紛并對單位或會計人員造成不利后果，應(yīng)該注意以下幾個方面：

(一)以單位名義出具的條據(jù)必須加蓋出具單位公章

根據(jù)民法原理，單位出具的條據(jù)，既蓋了公章，個人又簽字的，除休據(jù)上另有特殊說明外，視為單位行為，個人不論與出具單位關(guān)系如何，均推定為經(jīng)辦人。如果上述條據(jù)收起訴訟，人個不作為當(dāng)事人處理，但如果應(yīng)有單位蓋章而未蓋章的，只有個人的蓋章或簽名的，即使已寫有單位名稱，如果持據(jù)方不想找單位或出具條據(jù)單位不認(rèn)賬，蓋私章或簽名的個人將會在訴訟中成立為被告。

(二)認(rèn)真防范無效代簽及冒簽冒領(lǐng)條據(jù)

1、代簽。屬于代簽的條據(jù)，條據(jù)的收款人事后不承認(rèn)，原因一般為代簽方法不規(guī)范，代簽字辦理借、領(lǐng)、收款時，有些代簽人只簽被代簽人只簽被代簽人的條據(jù)的收款人或欠款人的姓名，不簽自己即代簽人的姓名。這樣，事后發(fā)生糾紛時，被代簽人說自己實際沒有收到款項也沒有簽字而不予認(rèn)賬，代簽人因沒有簽寫自己姓名，事后一賴了之也奈何他不得，甚至糾紛發(fā)生時已記不起是誰代簽。因此，對于代簽字的，都必須同時由代簽人書寫被代簽人和代簽入兩個人的姓名，代簽人自己簽名后應(yīng)加“代”字并將姓名和“代”字置于括號中。

2.冒簽。指冒用他人姓名即法定收款^的姓名簽字。實踐中，這種糾紛案發(fā)率較高，原因是不少人對簽字的條據(jù)不附加條件，只要一見到簽字條據(jù)特別是熟人的簽字條據(jù)就深信不疑，給心術(shù)不正者甚至壞人代簽冒領(lǐng)提供了便利。防范的方法應(yīng)是：A、對于自己不能熟練鑒別真?zhèn)蔚暮炞秩耍瑧?yīng)要求其在自己當(dāng)面簽字;B、對于不具備上述條件的，在對方已簽字的情況下，可以通過電話聯(lián)系方式“核實”條據(jù)業(yè)務(wù)，“順便”核實簽字。

(三)妥善處理好礙于面子的寫條、簽章問題

一些屬礙于面子的簽字業(yè)務(wù)，由于收款^是付款人的領(lǐng)導(dǎo)或要好者，付款人不好意思要收款人出具借、領(lǐng)條或欠條等，事后收款八賴賬或忘記，造成糾紛則付款被動。防范的方法是：對于不好要求其親自寫借條、收條、領(lǐng)條、欠條的，可以由會計人員事前寫好應(yīng)寫的條據(jù)，只將條據(jù)的簽名或蓋章處空著，這樣做—般都可以收到預(yù)期效果。

三、經(jīng)濟往來中條據(jù)的具體處理

(一)還款、結(jié)算、報銷時有關(guān)條據(jù)的處理。單位之間、單位與個人的往來，凡以借條、收條、欠條等條據(jù)確立債權(quán)債務(wù)關(guān)系的，除法律法規(guī)加有規(guī)定或當(dāng)事人雙方另有約定的情況外，還款時原立條據(jù)的處理原則應(yīng)與心肝上規(guī)范相同，即不、不換、不改原據(jù)。如果因向外單位或外地個人索債需要出示原據(jù)，可以復(fù)印件代替。

(二)暫存、預(yù)收款項支用的條據(jù)處理。不論在什么情況下，會計人員收受他人報銷憑證或其他涉及往來支付的條據(jù)，要么以現(xiàn)金付款，要么出具不款銷賬的收據(jù)，絕不能收到報銷憑證后讓報賬人“空手離去”。

四、收取、轉(zhuǎn)交及空收款項的條據(jù)使用與處理

(一)一般交易及往來結(jié)算的收款條據(jù)

按照會計業(yè)務(wù)的慣例，出納人員(包括收款員，下同)的責(zé)任是憑票收款，“票”給付款人的幾聯(lián)(或一聯(lián))中就有一聯(lián)屬收條性質(zhì)，出納人員原則上不自開自收。但在實踐中，往來結(jié)算的收條或收據(jù)多由出納人員自開，有些出納人員由于缺乏工作經(jīng)驗對于可能在近期結(jié)清或欠付報銷款項的條據(jù)往往以白紙單寫，不留存根，會計俗語叫“撒手飛”，這樣時間稍久，出納人員忘記后即成為現(xiàn)金長款，有時與現(xiàn)金短款抵銷則更難覺察。待持據(jù)人來索款或核對時，出納人員則陷入被動甚至被懷疑為貪污。因此，出納人員開具涉及往來或收入的條據(jù)，均應(yīng)至少兩聯(lián)，其中一聯(lián)留存。

(二)代收款項的轉(zhuǎn)交

在企事業(yè)單位，總難免發(fā)生由其他人員為出納人員代收款的事項。代收款項應(yīng)當(dāng)如何轉(zhuǎn)交給出納人員，也是會計業(yè)務(wù)中容易出現(xiàn)糾紛的事項。現(xiàn)實中，代收人員一般總是出納人員的同事、熟人，代收款轉(zhuǎn)交時，多數(shù)情況下將現(xiàn)金與發(fā)票，收款聯(lián)一起交給出納人員即告了事。

(三)空收款項的條據(jù)處理

在實際工作中，經(jīng)常會發(fā)生由單位提供蓋章的空白發(fā)票，或者由外出人員、催款人員客戶、外出人員、清欠人員從會計人員開具尚未收款的發(fā)票自開。但這種處理方法容易產(chǎn)生二種糾紛，一是發(fā)票提交購買方時，購買方往往當(dāng)時不能交款，而供貨方只要求購買方在發(fā)票收款聯(lián)或存根聯(lián)上簽字，就將蓋章后的發(fā)票聯(lián)及提貨聯(lián)交購貨方。事后如果購貨方賴賬，供貨方憑收款聯(lián)或者存根聯(lián)的簽字無法認(rèn)定購貨方欠款，導(dǎo)致在經(jīng)濟糾紛中處于不利地位。二是外出人員、催款人員將貨款、特別是現(xiàn)金收回轉(zhuǎn)交出納員時，因為發(fā)票聯(lián)、提貨聯(lián)均已交給購貨方，只剩一聯(lián)收款聯(lián)與現(xiàn)金一并轉(zhuǎn)交，也容易造成類似上述代收款項轉(zhuǎn)交時出現(xiàn)的情況。因此，建議采取以下措施防范這類風(fēng)險：①客戶、外出人員或催款人員自出納員處開具發(fā)票時，交款不足部分或沒有交款的，取票人必須就欠款部分向出納員出具欠條，注明欠款金額、原因。②外出人員、結(jié)賬及催款人員向客戶開具發(fā)票時，也必須按上述要求辦理，均不得以客戶在發(fā)票有關(guān)聯(lián)簽字代替欠條。③客戶、外出人員、結(jié)賬及催款人員向出納員交款時，凡不在交款時開具發(fā)票的，出納員必須向交款人出具收款收據(jù)。

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