不相容職務是指那些如果由一個人擔任,既可能發生錯誤和舞弊行為,又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。不相容職務分離的核心是“內部牽制”,它要求每項經濟業務都要經過兩個或兩個以上的部門或人員的處理,使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯系,并受其監督和制約。內部控制制度的建立和實施必須貫徹不相容職務分工的原則,其內容包括:
①對每一項業務不能完全由一人經辦;
②錢、賬、物分管,例如,倉庫保管員負責原材料的收、發、存和管理工作,并負責登記原材料的數量,而相關的賬務處理則由會計人員負責;
③有健全嚴格的憑證制度。不相容職務是指那些如果由一個人擔任,既可能發生錯誤和舞弊行為,又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。不相容職務分離的核心是“內部牽制”,它要求每項經濟業務都要經過兩個或兩個以上的部門或人員的處理,使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯系,并受其監督和制約。
內部控制制度的建立和實施必須貫徹不相容職務分工的原則,其內容包括:
①對每一項業務不能完全由一人經辦;
②錢、賬、物分管,例如,倉庫保管員負責原材料的收、發、存和管理工作,并負責登記原材料的數量,而相關的賬務處理則由會計人員負責;
③有健全嚴格的憑證制度。
該控制方法要求企業對外投資的授權、執行、會計記錄、投資資產保管及盤點等各崗位、職務應當相互分離、相互制約。具體包括:投資計劃的編制人、可行性論證人與計劃審批人應當分離;證券投資的購入、出售人與相應的會計記錄、核算人應當分離;股票、債券的保管人與負債股票、債券交易的經手人應當分離;股票、債券的保管人與盤點人應當分離;以固定資產、無形資產對外投資的,投資項目的管理人與參與監控的財務人員等應當分離。
2.授權批準控制
授權批準是指單位在處理經濟業務時,必須經授權批準以進行控制。在公司制企業中,一般由股東會授權給董事會,然后再由董事會授予企業的總經理和有關管理人員。企業每一層的管理人員既是上級管理人員的授權客體,又是對下級管理人員授權的主體。因為企業的經濟業務既涉及企業與外單位之間資產與勞務的交換,也包括企業內部資產和勞務的轉移和使用。因此,每筆經濟業務都有一系列內部相互聯系的授權批準程序。
該方法要求投資決策的做出、投資合同的簽訂、投資資產的處置等必須履行嚴格的審批手續。單位任何人無權獨立做出重大投資決策。任何未經授權批準的投資行為,無論該種行為是否造成經濟損失,都應當受到調查和追究。經過授權的人員,必須在授權的范圍內開展和執行業務,任何越權行為都必須受到追究。
3.風險控制
該控制方法要求企業樹立風險意識,針對風險的各個控制點,建立有效的風險管理系統,通過風險預警、風險識別、風險分析、風險報告等措施,對財務風險和經營風險進行全面防范和控制。主要是:
(1)在可行性研究論證階段,應掌握以下內容:被投資單位內部的政治、經濟、法律、文化環境,防止各種大環境因素對投資項目造成不利影響。例如,跨國投資時除了必須了解當地經濟秩序狀況、稅收及法律狀況等情況外,還必須了解當地的宗教、習俗等,尊重當地的宗教信仰;被投資單位內部的資信狀況、財務狀況、經營成果和現金流量,盡量投資那些科技含量高、經濟業績好、財務信用佳的企業;投資企業自身因該投資項目可能發生的財務風險及財務承受能力。換言之,既要防止因被投資企業經營失敗而影響自己,更要防止因投資方式、規模不當造成的風險。
(2)在投資決策執行過程中,當投資項目的盈利預計將發生重大的不利變化,或連續長時間虧損且大大超過可行性報告中的預計,以及總投資額大幅度增加且難以得到利益補償時,投資企業應當充分估計這種不利影響的程度并提取足夠的投資減值準備。
(3)企業為了規避投資風險,可以規定本企業只能投資有限責任公司,禁止或盡可能不投資無限責任公司。
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