從系統(tǒng)開發(fā)的角度看，期間在ERP系統(tǒng)中也是一個(gè)全局化的變量。具體的來說，在設(shè)計(jì)期間的管理思路時(shí)，筆者認(rèn)為需要從如下幾個(gè)角度出發(fā)。

1.期間并不是以月為單位

從理論上來說，會(huì)計(jì)期間是以月為單位的。即相關(guān)的單據(jù)，如收貨單或者發(fā)料單，必須在每個(gè)月月底都要結(jié)帳。不過在實(shí)際工作中，可能會(huì)與這個(gè)有差異。如有可能企業(yè)并不是以自然月作為期間。筆者以前在給多家企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目的時(shí)候，都遇到過類似的問題。他們可能認(rèn)為，等到每個(gè)月月末再結(jié)賬的話，開發(fā)票或者發(fā)票驗(yàn)證會(huì)來不及。因?yàn)檫@國(guó)家都有比較嚴(yán)格的時(shí)間限制。為此這些企業(yè)會(huì)人為的定義期間，如定義每個(gè)月結(jié)帳的時(shí)間為25日等等。

雖然這不怎么合法，但是這卻在情理之中。而且在現(xiàn)實(shí)工作中，會(huì)計(jì)事務(wù)所等審查機(jī)構(gòu)，對(duì)此也是睜一只眼、閉一只眼。特別是對(duì)于非上市公司來說，這么做是允許的。為此我們?cè)谶M(jìn)行ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)的時(shí)候，也需要考慮到企業(yè)這方面的需求。簡(jiǎn)單的說，就是在期間管理的時(shí)候，不但要能夠?qū)崿F(xiàn)按自然月來劃分期間，而且還允許按非自然月來進(jìn)行劃分。如每個(gè)月的26日到下月的25日作為一個(gè)期間。當(dāng)7月26日的收貨單，系統(tǒng)就會(huì)當(dāng)作是8月份的單據(jù)。

不過在開發(fā)的過程中，需要注意的是，這個(gè)期間不光光是財(cái)務(wù)上面的控制。其還涉及到其他報(bào)表的內(nèi)容。如現(xiàn)在需要通過8月份的銷售訂單出貨情況，那么其統(tǒng)計(jì)的口徑就必須使7月26日到8月25日的出貨明晰。不然的話，就會(huì)與財(cái)務(wù)部門的帳因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)口徑的不同而出現(xiàn)誤差。

可見，會(huì)計(jì)期間的管理是一個(gè)統(tǒng)籌全局的問題。為了能夠適應(yīng)大部分企業(yè)的應(yīng)用，需要根據(jù)用戶的需求來實(shí)現(xiàn)自定義。這對(duì)系統(tǒng)的開發(fā)提出了比較高的要求。

2.期間關(guān)閉后仍然要允許進(jìn)行一些管理性工作

一般來說，如果期間關(guān)閉，那么對(duì)于關(guān)閉期內(nèi)的單據(jù)是不能夠進(jìn)行更改或者操作的。如7月份的期間已經(jīng)關(guān)閉，則不能夠?qū)⒊鲐泦蔚娜掌诟脑?月份，同時(shí)也不能夠?qū)?月份的出貨單重新打開更改數(shù)量等等。這是會(huì)計(jì)期間管理的基本要求。不過在實(shí)際工作中，仍然允許在關(guān)閉的期間內(nèi)，做一些管理性質(zhì)的更改工作。具體的說，有如下內(nèi)容需要注意。

一是單據(jù)的重新編號(hào)。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的單據(jù)來說，有連續(xù)編號(hào)的要求。如采購(gòu)訂單、應(yīng)付憑單、付款單等等需要連續(xù)編號(hào)。這有利于后續(xù)相關(guān)部門的審計(jì)。但是在實(shí)際工作中，由于單據(jù)刪除等原因，會(huì)導(dǎo)致單據(jù)的不連號(hào)。在這種情況下，ERP系統(tǒng)中往往會(huì)開發(fā)一個(gè)重新編號(hào)的作業(yè)。即在關(guān)閉期間之后(這主要是為了防止在重新編號(hào)作業(yè)執(zhí)行中或者執(zhí)行完畢后用戶又更改相關(guān)的單據(jù)從而影響其運(yùn)行的效果)，執(zhí)行這個(gè)作業(yè)。此時(shí)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)單據(jù)的創(chuàng)建時(shí)間對(duì)付款單等單據(jù)進(jìn)行重新編號(hào)。然后用戶重新打印并歸檔。這看起來雖然麻煩一點(diǎn)，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，還是必須的。如果要實(shí)現(xiàn)這個(gè)需求的話，那么在期間管理時(shí)，就不能一刀切，而要允許及時(shí)期間關(guān)閉后，也允許用戶運(yùn)行這個(gè)"重新編號(hào)"的作業(yè)，對(duì)相關(guān)單據(jù)進(jìn)行重新的編號(hào)。

二是自動(dòng)扣料的作業(yè)。在一些設(shè)計(jì)比較完善的ERP系統(tǒng)中，都會(huì)有自動(dòng)扣料的作業(yè)。如企業(yè)可能會(huì)有一些連續(xù)性的材料，如PVC等等。在領(lǐng)料的時(shí)候，都是整包整包領(lǐng)的。而不是按需領(lǐng)料。等到某張訂單生產(chǎn)完成后，再計(jì)算用掉的數(shù)量和剩余的數(shù)量。此時(shí)運(yùn)行以下自動(dòng)扣料作業(yè)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成退料單，將多于的材料退回給倉(cāng)庫(kù)。在實(shí)際工作中，這個(gè)作業(yè)往往是在系統(tǒng)結(jié)賬之后、成本結(jié)轉(zhuǎn)之前才操作的。故這又涉及到會(huì)計(jì)期間的問題。如在8月2日做自動(dòng)扣料作業(yè)，而這些材料又是涉及到7月份的完工產(chǎn)品。那么這些退料單時(shí)間必須在7月份，否則的話，就會(huì)影響到后續(xù)成本的統(tǒng)計(jì)。但是此時(shí)7月份的會(huì)計(jì)期間已經(jīng)關(guān)閉。按照期間管理的要求，是不允許再在7月份這個(gè)會(huì)計(jì)期間進(jìn)行交易的。不過由于自動(dòng)扣料這個(gè)業(yè)務(wù)存在著特殊性，在系統(tǒng)開發(fā)時(shí)就需要給其開一道后門。允許自動(dòng)扣料作業(yè)向關(guān)閉期間的月份內(nèi)做交易。不過出于數(shù)據(jù)安全的考慮，最好對(duì)其也進(jìn)行相關(guān)的控制。如只允許其向上一個(gè)會(huì)計(jì)期間做相關(guān)的單據(jù)。如在8月份運(yùn)行這個(gè)作業(yè)，那么其自動(dòng)扣料的時(shí)間只能夠是7月份，不能夠是6月份。這可以促使用戶及時(shí)的運(yùn)行這個(gè)作業(yè)。

雖然這些例外性的內(nèi)容并不是很多。但是在實(shí)際工作中，這些例外是必不可少的，是管理上的一種需要。如果ERP系統(tǒng)沒有這類似的功能，那么就必需要進(jìn)行二次開發(fā)或者采取其他一些折中的方式。如筆者以前實(shí)施過易飛ERP系統(tǒng)。它在期間管理的時(shí)候，沒有自定義的功能，即指能夠按照月份作為會(huì)計(jì)期間。而此時(shí)用戶需要使用的是25日作為結(jié)賬日期。最后用戶只能夠人為的更改日期。即將每月26之后發(fā)生的交易該在此月1日。這雖然也是可行的，但是給后續(xù)的數(shù)據(jù)分析與管理帶來了很大的麻煩。因?yàn)榇藭r(shí)每個(gè)月的26到月末的數(shù)據(jù)是空白的，而此月1日發(fā)生的交易又超多。為此筆者建議，在系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，為了提高系統(tǒng)的靈活性，還是需要體現(xiàn)用戶這方面的需求。其實(shí)開發(fā)的思路也比較簡(jiǎn)單，只需要加一個(gè)IF語句，并采用一定的限制條件即可。主要的關(guān)鍵是，在開發(fā)時(shí)，思路需要嚴(yán)謹(jǐn)。

3.會(huì)計(jì)期間與成本結(jié)轉(zhuǎn)之間的關(guān)系

在會(huì)計(jì)期間的設(shè)計(jì)與開發(fā)中，還需要注意前后之間的聯(lián)系。在ERP系統(tǒng)中，有三個(gè)比較典型的作業(yè)跟會(huì)計(jì)期間相關(guān)，分別是關(guān)帳、成本結(jié)轉(zhuǎn)和結(jié)賬。關(guān)帳后，普通用戶不能夠再往這個(gè)期間內(nèi)作相關(guān)的交易，而像自動(dòng)扣料、單據(jù)編號(hào)調(diào)整等作業(yè)還是可以運(yùn)行的。成本結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)運(yùn)行時(shí)必須系統(tǒng)已經(jīng)關(guān)帳，這可以防止系統(tǒng)運(yùn)算的死循環(huán)。當(dāng)結(jié)帳作業(yè)運(yùn)行后，這個(gè)期間內(nèi)的數(shù)據(jù)就不能夠做任何的更改。如果確實(shí)有錯(cuò)誤的話，那么系統(tǒng)建議的是通過差錯(cuò)更正或者成本調(diào)整作業(yè)來處理。

可見，在會(huì)計(jì)期間設(shè)計(jì)開發(fā)時(shí)，還必須考慮到這三個(gè)階段。并且需要了解，每個(gè)階段中其可以進(jìn)行哪些操作。不同的操作，往往需要涉及到不同的限制。特別是對(duì)于成本結(jié)轉(zhuǎn)這個(gè)作業(yè)，需要引起特別的注意。成本結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)一定要在關(guān)帳之后才能夠運(yùn)行。因?yàn)槿绻谶@個(gè)作業(yè)運(yùn)行后，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，如采購(gòu)的單價(jià)等內(nèi)容還發(fā)生變更的話，那么系統(tǒng)辛辛苦苦計(jì)算出來的成本數(shù)據(jù)就會(huì)跟實(shí)際有比較大的誤差。

總之，在期間的設(shè)計(jì)中，需要特別注意跟其他各個(gè)模塊之間的關(guān)系。在ERP系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)期間已經(jīng)不再是財(cái)務(wù)專用的一個(gè)概念，而是牽涉到系統(tǒng)的各個(gè)模塊中。作為ERP開發(fā)項(xiàng)目組的負(fù)責(zé)人，需要在各個(gè)模塊之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，讓會(huì)計(jì)期間的觀念深入到每個(gè)系統(tǒng)分析人員的心中。

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